Perché una Pratica Doganale Completa Non Sdogana

Molte aziende credono che basti avere un fattura commerciale, packing list, polizza di carico, contratto di compravendita internazionale e dichiarazione doganale completi perché la merce venga sdoganata immediatamente. In realtà, non pochi carichi subiscono comunque ritardi, anche a fronte di una documentazione completa.

Il motivo è che lo sdoganamento non dipende solo dalla completezza dei documenti, ma coinvolge anche molti fattori come la gestione del rischio, i controlli specialistici, la verifica delle informazioni, la classificazione della merce, il valore in dogana o lo stato dei sistemi elettronici.

Comprendere queste cause aiuta l'azienda ad agire in modo proattivo, a limitare i costi di magazzino e di sosta e a rispettare i tempi di consegna verso i propri partner.

Una Pratica Completa Significa Sdoganamento Immediato?

La risposta è no. Una pratica completa è solo una condizione necessaria. Per concedere lo sdoganamento, la dogana valuta anche:

• L'accuratezza dei contenuti dichiarati.
• Il livello di conformità dell'azienda.
• La politica di gestione per ciascun prodotto.
• L'esito della canalizzazione.
• I requisiti di controllo specialistico.
• Le informazioni provenienti dalle autorità competenti.

Perciò, anche quando non manca alcun documento, un carico può comunque dover attendere ulteriori lavorazioni.

1. La Dichiarazione Finisce nel Canale Giallo o Rosso

Una delle cause più frequenti è l'assegnazione di un canale di controllo da parte del sistema di gestione del rischio.

• Canale verde: sdoganamento rapido se sono soddisfatte le condizioni previste.
• Canale giallo: verifica documentale.
• Canale rosso: verifica documentale unita al controllo fisico della merce.

Se la dichiarazione finisce nel canale giallo o rosso, i tempi di lavorazione sono generalmente più lunghi anche con una pratica completa.

2. La Merce è Soggetta a Controllo Specialistico

Alcune merci richiedono procedure aggiuntive come: controllo di qualità, quarantena vegetale, quarantena animale, controllo di sicurezza alimentare, verifica dell'efficienza energetica e certificazione di conformità. In questi casi l'azienda deve soddisfare i requisiti dell'autorità specialistica prima di completare le procedure doganali.

3. Codice HS Errato o Necessità di Verificarlo

Anche con una pratica completa, se la dogana sospetta che il codice HS non sia corretto, l'azienda può essere invitata a: fornire chiarimenti, integrare un catalogo, presentare documentazione tecnica o riclassificare il codice HS. Ciò può prolungare i tempi di sdoganamento.

4. Necessità di Verificare il Valore in Dogana

Se il valore dichiarato presenta anomalie rispetto alla banca dati o alla prassi commerciale, la dogana può chiedere chiarimenti all'azienda. I documenti generalmente richiesti sono: contratto di compravendita internazionale, fattura, documenti di pagamento, preventivi e accordi commerciali.

5. Informazioni Incoerenti tra i Documenti

Una pratica può essere completa e presentare comunque incoerenze tra i documenti. Ad esempio: nome della merce errato, quantità diverse, peso errato, condizioni di consegna diverse, dati del destinatario errati e unità di misura non coincidenti. Queste discrepanze possono costringere l'azienda a fornire chiarimenti o a correggere la pratica.

6. Mancanza di Esiti dei Controlli o di Licenze Correlate

Per alcune merci, oltre ai documenti commerciali l'azienda necessita anche di: licenza di importazione o esportazione, certificato di quarantena, esiti del controllo di qualità e atto di approvazione dell'autorità competente. Se questi esiti non sono ancora stati rilasciati o aggiornati nel sistema, il processo di sdoganamento può essere sospeso.

7. Controllo Fisico della Merce

In alcuni casi la dogana richiede l'apertura del container o il controllo diretto della merce per confrontarla con la dichiarazione. I tempi di lavorazione dipendono da: tipo di merce, volume del carico, condizioni del controllo e collaborazione tra le parti coinvolte.

8. Il Sistema Doganale o un Sistema Collegato Presenta Anomalie

Il processo può essere influenzato se: il sistema di dichiarazione elettronica è in manutenzione, i collegamenti dati tra gli enti si interrompono, il sistema di pagamento elettronico non è aggiornato o i dati trasmessi contengono errori. In questi casi l'azienda deve seguire le comunicazioni delle autorità e del proprio spedizioniere doganale.

9. Necessità di Verificare le Informazioni con Altri Enti

Per alcune spedizioni particolari, la dogana può dover collaborare con le autorità di gestione specialistica per verificare le informazioni prima di decidere lo sdoganamento. Questo scambio può prolungare i tempi di lavorazione.

10. La Pratica Viene Selezionata per il Controllo in Base alla Gestione del Rischio

Oltre ai fattori relativi alla merce, il sistema di gestione del rischio valuta anche: lo storico di conformità dell'azienda, la frequenza delle violazioni (se presenti), le caratteristiche della spedizione, la rotta di trasporto e il Paese di esportazione o importazione. Un'azienda con un buon storico di conformità gode generalmente di un vantaggio durante la lavorazione.

11. Obblighi Fiscali e Importi da Versare Non Ancora Assolti

Alcune spedizioni vengono sdoganate solo dopo che l'azienda ha assolto gli obblighi finanziari previsti, come: dazio di importazione, imposta sul valore aggiunto (IVA), imposta speciale di consumo (se applicabile) e relativi diritti e tasse. L'azienda dovrebbe verificare lo stato dei pagamenti e aggiornare il sistema per evitare ritardi.

12. Modifiche alle Politiche o alle Norme di Gestione

Per alcuni gruppi di merci, la politica di gestione può essere adeguata di volta in volta. Se l'azienda non si è aggiornata sulle nuove norme, la pratica può dover essere corretta o integrata prima dello sdoganamento.

Come Ridurre i Tempi di Sdoganamento

Per limitare i ritardi, l'azienda dovrebbe:

• Verificare con attenzione tutti i documenti prima della dichiarazione.
• Determinare il codice HS corretto.
• Preparare una documentazione tecnica completa, se necessario.
• Monitorare lo stato della canalizzazione.
• Assolvere in modo proattivo gli obblighi fiscali.
• Aggiornarsi sulle nuove disposizioni.
• Collaborare con uno spedizioniere e uno spedizioniere doganale esperti.

Errori Frequenti delle Aziende

Alcuni errori comuni sono:

• Ritenere che avere tutti i documenti garantisca lo sdoganamento.
• Non verificare la coerenza tra i documenti.
• Dichiarare un codice HS errato.
• Dichiarare in modo inesatto il valore in dogana.
• Non dare seguito alle richieste della dogana.
• Rispondere con lentezza quando vengono richiesti chiarimenti.

Questi errori possono prolungare i tempi di lavorazione e aumentare i costi logistici.

Conclusione

Una pratica doganale completa è una condizione importante, ma non l'unico fattore che determina lo sdoganamento. Nella pratica, molte spedizioni possono comunque subire ritardi a causa della canalizzazione dei controlli, dei controlli specialistici, della verifica del codice HS, del valore in dogana o di altri requisiti gestionali.

Per ridurre al minimo il rischio occorre preparare una pratica accurata, aggiornarsi sulla normativa, monitorare in modo proattivo l'avanzamento e collaborare strettamente con lo spedizioniere doganale e lo spedizioniere. Questo non solo riduce i tempi di sdoganamento, ma contribuisce anche a ottimizzare i costi e a migliorare l'efficienza.

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