12 Sai Lầm Khi Khai Hải Quan Khiến Hàng Chậm Thông Quan

Trong hoạt động XNK, khai báo hải quan là một trong những bước quan trọng quyết định tốc độ thông quan hàng hóa. Chỉ một sai sót nhỏ trong hồ sơ, chứng từ hoặc thông tin khai báo cũng có thể khiến lô hàng bị kiểm tra, phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi, lưu container,....

Đối với các doanh nghiệp thường xuyên xuất nhập khẩu, việc hiểu rõ những sai lầm khi khai báo hải quan sẽ giúp giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm chi phí và đảm bảo hàng hóa được thông quan đúng tiến độ. Dưới đây là 12 lỗi phổ biến mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.

Vì Sao Khai Báo Hải Quan Chính Xác Lại Quan Trọng?

Một tờ khai hải quan chính xác sẽ giúp doanh nghiệp:

Rút ngắn thời gian thông quan.
Hạn chế kiểm tra thực tế hàng hóa.
Giảm chi phí lưu kho và lưu container.
Tránh bị xử phạt hành chính.
Duy trì uy tín với khách hàng và đối tác.

Ngược lại, các sai sót trong khai báo có thể khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian để chỉnh sửa hồ sơ và phát sinh thêm nhiều chi phí ngoài dự kiến.

1. Khai Sai Mã HS

Đây là lỗi phổ biến nhất trong hoạt động xuất nhập khẩu. Việc khai sai mã HS có thể dẫn đến:

Áp sai thuế suất.
Khai sai chính sách quản lý hàng hóa.
Bị truy thu thuế.
Chậm thông quan.
Bị xử phạt theo quy định.

Doanh nghiệp nên tra cứu mã HS dựa trên đặc tính kỹ thuật của hàng hóa và tham khảo ý kiến của đơn vị logistics hoặc chuyên gia hải quan khi cần.

2. Khai Sai Tên Hàng

Tên hàng khai trên tờ khai cần thể hiện đầy đủ: Tên thương mại, Chủng loại, Chất liệu, Công dụng, Model (nếu có),....Việc khai quá chung chung như "máy móc", "linh kiện", "thiết bị" thường khiến cơ quan hải quan yêu cầu bổ sung thông tin.

3. Khai Sai Trị Giá Hải Quan

Trị giá hải quan là căn cứ tính thuế. Nếu khai không đúng giá trị thực tế hoặc thiếu các khoản chi phí phải cộng theo quy định, doanh nghiệp có thể: Bị tham vấn giá, Điều chỉnh trị giá, Truy thu thuế, Bị xử phạt,...

4. Thiếu Hoặc Sai Chứng Từ

Một số chứng từ thường xảy ra sai sót gồm: Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading, Chứng nhận xuất xứ (C/O), Hợp đồng mua bán,....Thông tin giữa các chứng từ cần thống nhất để tránh phải sửa đổi hoặc bổ sung.

5. Khai Sai Số Lượng Hoặc Trọng Lượng

Sai lệch giữa: Tờ khai, Phiếu đóng gói, Hóa đơn, Hàng thực tế,....có thể khiến lô hàng bị kiểm tra thực tế hoặc yêu cầu điều chỉnh hồ sơ.

6. Không Kiểm Tra Chính Sách Mặt Hàng

Một số hàng hóa thuộc diện: Kiểm tra chất lượng, Kiểm dịch, Kiểm tra an toàn, Xin giấy phép nhập khẩu hoặc xuất khẩu,....Nếu không chuẩn bị đầy đủ hồ sơ trước khi hàng đến cảng, doanh nghiệp sẽ mất nhiều thời gian để hoàn tất thủ tục.

7. Khai Sai Xuất Xứ Hàng Hóa

Xuất xứ ảnh hưởng trực tiếp đến: Thuế nhập khẩu ưu đãi, Quy tắc xuất xứ, Hiệp định thương mại tự do (FTA),....Khai sai thông tin có thể khiến doanh nghiệp không được hưởng ưu đãi thuế hoặc bị cơ quan hải quan kiểm tra bổ sung.

8. Không Kiểm Tra Điều Kiện Incoterms

Điều kiện giao hàng quyết định: Trách nhiệm của người bán và người mua, Chi phí vận chuyển, Chi phí bảo hiểm, Trị giá tính thuế,...Việc áp dụng sai điều kiện Incoterms có thể dẫn đến khai sai trị giá hải quan.

9. Không Chuẩn Bị Hồ Sơ Kỹ Thuật

Đối với máy móc, thiết bị hoặc sản phẩm công nghệ, doanh nghiệp nên chuẩn bị: Catalogue, Thông số kỹ thuật, Hình ảnh sản phẩm, Tài liệu mô tả,....Các tài liệu này giúp cơ quan hải quan xác định đúng mã HS và chính sách quản lý.

10. Chậm Sửa Tờ Khai Khi Có Sai Sót

Nếu phát hiện sai thông tin, doanh nghiệp nên chủ động thực hiện thủ tục sửa đổi hoặc bổ sung theo quy định. Việc để sai sót kéo dài có thể khiến:

Tăng thời gian thông quan.
Phát sinh chi phí lưu bãi.
Bị xử phạt hành chính.

11. Không Theo Dõi Tiến Độ Hồ Sơ

Sau khi mở tờ khai, doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi:

Phân luồng tờ khai.
Yêu cầu bổ sung hồ sơ.
Lịch kiểm hóa (nếu có).
Kết quả thông quan.

Việc phản hồi chậm sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ giao nhận hàng.

12. Lựa Chọn Đơn Vị Khai Báo Thiếu Kinh Nghiệm

Đơn vị khai báo hải quan thiếu kinh nghiệm có thể dẫn đến:

Khai sai mã HS.
Chuẩn bị chứng từ chưa đầy đủ.
Không cập nhật quy định mới.
Xử lý tình huống phát sinh chậm.

Doanh nghiệp nên hợp tác với đơn vị logistics hoặc đại lý hải quan có đội ngũ chuyên môn và kinh nghiệm thực tế để hạn chế rủi ro.

Cách Hạn Chế Sai Sót Khi Khai Báo Hải Quan

Để quá trình thông quan diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp nên:

Kiểm tra kỹ hồ sơ trước khi mở tờ khai.
Xác định đúng mã HS.
Chuẩn bị đầy đủ chứng từ.
Cập nhật các quy định mới về xuất nhập khẩu.
Phối hợp chặt chẽ với nhà cung cấp và đơn vị logistics.
Theo dõi tiến độ xử lý tờ khai thường xuyên.
Lưu trữ hồ sơ đầy đủ để phục vụ kiểm tra sau thông quan.

Vai Trò Của Đơn Vị Logistics Và Đại Lý Hải Quan

Một đơn vị logistics chuyên nghiệp không chỉ thực hiện vận chuyển mà còn hỗ trợ doanh nghiệp:

Tư vấn chính sách xuất nhập khẩu.
Phân loại mã HS.
Chuẩn bị hồ sơ hải quan.
Khai báo điện tử.
Theo dõi quá trình thông quan.
Xử lý các phát sinh với cơ quan hải quan.
Tư vấn tối ưu chi phí logistics.

Việc sử dụng dịch vụ khai báo chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm nguy cơ vi phạm quy định.

Kết Luận

Sai sót trong khai báo hải quan là nguyên nhân khiến hàng bị chậm thông quan, phát sinh nhiều chi phí. Từ việc khai sai mã HS, trị giá hải quan, xuất xứ đến thiếu chứng từ hoặc không cập nhật quy định mới, mỗi lỗi đều có thể ảnh hưởng đến toàn bộ kế hoạch XNK.

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm tra chặt chẽ, thường xuyên cập nhật chính sách hải quan và hợp tác với đơn vị logistics hoặc đại lý hải quan. Đây là giải pháp hiệu quả giúp tối ưu thời gian thông quan, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động XNK.

Nếu bạn đang tìm kiếm địa điểm cung cấp dịch vụ khai báo hải quan trọn gói uy tín, chất lượng hãy liên hệ ngay với Embassy Freight qua số Hotline: 0936911656 để nhận được tư vấn và báo giá sớm nhất nhé!

Cần báo giá vận chuyển?

Embassy Freight hỗ trợ vận tải biển, hàng không, khai báo hải quan trọn gói. Nhận báo giá miễn phí hoặc xem dịch vụ của chúng tôi.