Booking Tàu Là Gì? Quy Trình Booking Hàng Xuất Khẩu

Trong hoạt động xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển, booking tàu là một trong những bước quan trọng đầu tiên để doanh nghiệp đưa hàng lên tàu và vận chuyển đến thị trường quốc tế. 

Việc booking đúng chuyến, đúng lịch và đúng loại container giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch đóng hàng, vận chuyển nội địa, làm thủ tục hải quan và giao hàng tại cảng.

Tuy nhiên, với doanh nghiệp mới xuất khẩu, khái niệm như Booking Confirmation, ETD, ETA, Closing Time, Cut-off SI, Cut-off VGM hay Empty Release có thể gây không ít khó khăn.

Vậy booking tàu là gì? Quy trình booking hàng xuất khẩu gồm những bước nào? Doanh nghiệp cần chuẩn bị thông tin gì và làm sao hạn chế tình trạng rớt tàu, thiếu container hoặc phát sinh chi phí? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Booking Tàu Là Gì?

Booking tàu là việc đăng ký chỗ vận chuyển với hãng tàu hoặc đơn vị giao nhận cho một lô hàng xuất khẩu. Sau khi yêu cầu booking được chấp nhận, hãng tàu hoặc forwarder sẽ cung cấp thông tin xác nhận chỗ, thường gọi là Booking Confirmation.

Thông tin booking gồm: Tên hãng tàu, Tên tàu, Số chuyến (Voyage), Cảng xếp, Cảng dỡ, Cảng đích, ETD dự kiến, ETA dự kiến, Loại container, Số lượng container, Thời hạn lấy container rỗng, Thời gian Closing, Thời hạn gửi Shipping Instruction, Thời hạn khai VGM.

Booking là cơ sở để doanh nghiệp tiếp tục triển khai các công việc phía sau như lấy container rỗng, đóng hàng, vận chuyển container vào cảng và hoàn thiện chứng từ xuất khẩu.

Booking Tàu Có Vai Trò Gì Trong Xuất Khẩu?

Booking không đơn thuần là việc “đặt chỗ trên tàu”. Đây là bước kết nối giữa kế hoạch hàng hóa của doanh nghiệp với lịch vận tải quốc tế.

1. Chủ Động Lịch Xuất Hàng

Doanh nghiệp có thể lựa chọn chuyến tàu phù hợp với:

• Ngày hàng sẵn sàng.
• Thời gian sản xuất.
• Lịch giao hàng cho khách.
• Thời hạn hợp đồng.
• Kế hoạch tồn kho.

Việc booking sớm giúp doanh nghiệp có thêm phương án lựa chọn nếu chuyến tàu mong muốn đã hết chỗ.

2. Chủ Động Kế Hoạch Container

Sau khi có booking, doanh nghiệp có thể triển khai kế hoạch lấy container rỗng và đóng hàng. Điều này đặc biệt quan trọng với các lô hàng FCL cần nhiều container hoặc hàng hóa có yêu cầu đặc biệt.

3. Hạn Chế Rủi Ro Rớt Tàu

Trong mùa cao điểm, lượng hàng xuất khẩu tăng cao có thể khiến một số chuyến tàu nhanh chóng hết chỗ. Booking sớm giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc giữ chỗ và xây dựng phương án vận chuyển thay thế.

Booking Tàu Được Thực Hiện Khi Nào?

Thông thường, doanh nghiệp nên thực hiện booking khi đã xác định tương đối rõ: Hàng hóa sẵn sàng vào thời điểm nào, Số lượng container, Loại container, Cảng đi, Cảng đến, Thời gian dự kiến xuất hàng, Yêu cầu của khách hàng, Điều kiện giao hàng Incoterms,...

Không nên đợi đến sát ngày đóng hàng mới booking, đặc biệt với những tuyến có tần suất tàu thấp hoặc vào mùa cao điểm. Với hàng xuất khẩu, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch booking theo tuần hoặc theo tháng để chủ động năng lực vận chuyển.

Quy Trình Booking Hàng Xuất Khẩu

Quy trình thực tế có thể khác nhau tùy hãng tàu, forwarder, tuyến vận chuyển và loại hàng. Tuy nhiên, nhìn chung doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước sau.

Bước 1: Xác Định Thông Tin Lô Hàng

Trước khi gửi yêu cầu booking, doanh nghiệp cần xác định các thông tin cơ bản: Tên hàng, Số lượng hàng, Trọng lượng, Thể tích, Số lượng container, Loại container, Cảng xếp hàng, Cảng đích, Ngày hàng sẵn sàng, Thời gian dự kiến xuất hàng,....

Đối với một số loại hàng đặc biệt, doanh nghiệp cần cung cấp thêm thông tin về tính chất hàng hóa để hãng tàu đánh giá khả năng vận chuyển.

Bước 2: Lựa Chọn Hãng Tàu Hoặc Forwarder

Doanh nghiệp có thể booking trực tiếp với hãng tàu hoặc thông qua forwarder. Khi lựa chọn đối tác, không nên chỉ so sánh giá cước. 

Cần xem xét thêm: Lịch tàu, Transit Time, Tần suất chuyến, Tuyến vận chuyển, Khả năng cung cấp container rỗng, Phụ phí, Chính sách free time, Chất lượng hỗ trợ chứng từ, Khả năng xử lý phát sinh.

Một mức giá thấp nhưng lịch tàu không phù hợp hoặc thường xuyên thiếu container có thể khiến tổng chi phí logistics tăng cao.

Bước 3: Gửi Yêu Cầu Booking

Doanh nghiệp gửi yêu cầu booking cho hãng tàu hoặc forwarder. Đối với hàng xuất khẩu, thông tin cần được cung cấp chính xác để hạn chế việc phải sửa booking nhiều lần.

Thông tin booking gồm: Shipper, Consignee, POL – Port of Loading, POD – Port of Discharge, Final Destination nếu có, Commodity, Số lượng container, Loại container, Gross Weight, Ngày dự kiến hàng sẵn sàng, Yêu cầu về chuyến tàu.

Bước 4: Hãng Tàu Xác Nhận Booking

Sau khi tiếp nhận yêu cầu, hãng tàu hoặc forwarder sẽ kiểm tra: Tình trạng chỗ trên tàu, Lịch tàu, Khả năng cung cấp container, Tuyến vận chuyển, Tính chất hàng hóa,....

Nếu booking được chấp nhận, doanh nghiệp sẽ nhận Booking Confirmation. Đây là chứng từ quan trọng để triển khai các bước tiếp theo.

Bước 5: Kiểm Tra Booking Confirmation

Doanh nghiệp không nên chỉ nhận booking rồi chuyển ngay sang bước lấy container.

Cần kiểm tra kỹ: Booking Number, Tên tàu, Voyage, POL, POD, ETD, ETA, Loại container, Số lượng container, Depot lấy container rỗng, Empty Pick-up Date, Closing Time, Cut-off VGM, Cut-off SI, Các yêu cầu đặc biệt nếu có.

Nếu phát hiện thông tin không phù hợp, cần yêu cầu điều chỉnh càng sớm càng tốt.

Bước 6: Lấy Container Rỗng

Sau khi booking được xác nhận, doanh nghiệp hoặc đơn vị vận tải tiến hành lấy container rỗng tại depot theo hướng dẫn. Trước khi lấy container, cần kiểm tra: Loại container, Tình trạng container, Số container, Seal, Vệ sinh bên trong, Sàn container, Vách container, Cửa container, Khả năng đáp ứng yêu cầu đóng hàng.

Nếu container không đạt yêu cầu, doanh nghiệp nên xử lý ngay tại depot thay vì đưa container về kho rồi mới phát hiện vấn đề.

Bước 7: Đóng Hàng Vào Container

Hàng hóa được đưa vào container theo kế hoạch đóng hàng. Doanh nghiệp cần chú ý:

• Phân bổ trọng lượng hợp lý.
• Chèn lót hàng hóa.
• Cố định hàng.
• Hạn chế khoảng trống không cần thiết.
• Không vượt tải trọng cho phép.
• Đảm bảo hàng phù hợp với điều kiện vận chuyển.

Với hàng dễ vỡ, hàng máy móc hoặc hàng có giá trị cao, phương án đóng hàng cần được tính toán kỹ để giảm nguy cơ xê dịch và hư hỏng trong quá trình vận chuyển.

Bước 8: Khai Báo Hải Quan

Sau khi chuẩn bị hàng, doanh nghiệp tiến hành thủ tục hải quan theo quy định. Thông tin trên tờ khai cần thống nhất với bộ chứng từ liên quan như: Commercial Invoice, Packing List, Hợp đồng, Booking, Thông tin hàng hóa,...

Nếu tờ khai phát sinh kiểm tra hoặc cần bổ sung hồ sơ, doanh nghiệp cần xử lý sớm để đảm bảo container kịp thời hạn đưa vào cảng.

Bước 9: Đưa Container Vào Cảng Trước Closing Time

Đây là một trong những bước quan trọng nhất. Closing Time là thời hạn cuối mà container phải được đưa vào cảng theo hướng dẫn của hãng tàu hoặc cảng. Nếu container đến cảng quá muộn, doanh nghiệp có nguy cơ:

• Không kịp chuyến tàu.
• Phải chuyển sang chuyến sau.
• Phát sinh chi phí.
• Ảnh hưởng kế hoạch giao hàng.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên tính thời gian vận chuyển container chỉ dựa vào khoảng cách từ kho đến cảng. Cần tính thêm:

• Thời gian làm thủ tục.
• Thời gian lấy lệnh.
• Tình trạng giao thông.
• Thời gian chờ tại cảng.
• Thời gian dự phòng khi có sự cố.

Bước 10: Khai VGM Và Shipping Instruction

Đối với hàng container xuất khẩu, doanh nghiệp cần thực hiện các yêu cầu liên quan đến Verified Gross Mass (VGM) theo quy định áp dụng. Ngoài ra, doanh nghiệp cần gửi Shipping Instruction (SI) cho hãng tàu hoặc forwarder đúng thời hạn.

SI là cơ sở để hãng tàu lập vận đơn, hoàn thiện thông tin vận chuyển. Doanh nghiệp cần kiểm tra thông tin: Shipper, Consignee, Notify Party, Mô tả hàng hóa, Số lượng kiện, Trọng lượng, Số container, Số seal, Cảng đi, Cảng đến,...

Bước 11: Container Được Xếp Lên Tàu

Sau khi container hoàn thành các yêu cầu cần thiết và được tiếp nhận tại cảng, container sẽ được đưa vào kế hoạch xếp tàu. Khi tàu rời cảng, doanh nghiệp có thể theo dõi hành trình theo thông tin của hãng tàu hoặc đơn vị logistics.

Thông tin ETD có thể thay đổi so với lịch dự kiến ban đầu do điều kiện khai thác cảng, thời tiết, tình trạng tàu hoặc các yếu tố vận hành khác.

Bước 12: Nhận Và Kiểm Tra Bill Of Lading

Sau khi hàng được xếp lên tàu và doanh nghiệp hoàn tất các yêu cầu chứng từ, hãng tàu hoặc forwarder sẽ phát hành vận đơn theo hình thức đã thỏa thuận. Một số loại vận đơn thường gặp gồm: Original Bill of Lading, Sea Waybill, Telex Release trong trường hợp được áp dụng,...

Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ vận đơn trước khi phát hành chính thức, đặc biệt là: Tên shipper, Consignee, Notify Party, Mô tả hàng, Số lượng, Gross Weight, Container Number, Seal Number, POL, POD.

Sai thông tin trên Bill of Lading có thể gây khó khăn cho người nhận và phát sinh chi phí sửa chứng từ.

Các Mốc Thời Gian Quan Trọng Khi Booking Tàu

Khi nhận Booking Confirmation, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý các mốc thời gian sau:

Doanh nghiệp cần kiểm tra chính xác từng mốc trên booking thay vì chỉ quan tâm đến ETD.

Những Lỗi Thường Gặp Khi Booking Tàu

1. Booking Quá Sát Ngày Xuất Hàng

Đây là lỗi khá phổ biến với doanh nghiệp chưa có kế hoạch logistics rõ ràng. Khi booking quá muộn, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng: Hết chỗ, Không có container, Không còn chuyến phù hợp, Cước vận chuyển tăng, Không kịp giao hàng,...

2. Cung Cấp Sai Thông Tin Hàng Hóa

Sai commodity, trọng lượng hoặc loại container có thể khiến booking phải điều chỉnh. Đối với hàng đặc biệt, việc khai sai tính chất hàng có thể ảnh hưởng đến khả năng hãng tàu tiếp nhận.

3. Không Kiểm Tra Cut-off

Có booking không có nghĩa hàng chắc chắn được xếp lên tàu. Nếu container không được đưa vào cảng đúng hạn hoặc SI/VGM không hoàn thành đúng thời gian, doanh nghiệp vẫn có nguy cơ bị lỡ chuyến.

4. Không Kiểm Tra Container Rỗng

Container có tình trạng không phù hợp có thể gây ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa trong suốt hành trình. Đặc biệt với thực phẩm, cà phê, hạt điều, hồ tiêu và các mặt hàng nhạy cảm với độ ẩm, việc kiểm tra container trước khi đóng hàng rất quan trọng.

5. Chỉ Quan Tâm Đến Giá Cước

Giá booking thấp chưa chắc đồng nghĩa với phương án logistics tiết kiệm. Doanh nghiệp cần tính tổng chi phí logistics gồm: Ocean Freight, Local Charges, Phí THC, Phí chứng từ, Phí seal, Chi phí vận chuyển nội địa, Chi phí nâng hạ, Phí lưu container, Các phụ phí khác.

Làm Sao Để Booking Tàu Hiệu Quả?

Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình booking chủ động thay vì xử lý từng lô hàng một cách bị động.

• Lập Kế Hoạch Xuất Hàng: Ngày hàng sẵn sàng, Số container, Cảng đi, Cảng đến, Thời gian giao hàng.
• Booking Sớm: Mùa cao điểm, Giai đoạn cuối năm, Mùa cao điểm xuất khẩu nông sản, Tuyến có ít chuyến tàu.
• So Sánh Tổng Chi Phí: Không nên chỉ so sánh Ocean Freight mà cần tính toàn bộ chi phí từ kho đến cảng và từ cảng đến điểm đích nếu sử dụng dịch vụ Door to Door.
• Theo Dõi Cut-off: Ngay khi nhận booking, cần đưa các mốc Closing, VGM và SI vào lịch làm việc của bộ phận logistics.
• Chuẩn Bị Phương Án Dự Phòng: Nếu chuyến tàu bị thay đổi hoặc không còn chỗ, nên có sẵn phương án thay thế về hãng tàu, lịch tàu hoặc tuyến vận chuyển.

Booking Tàu Qua Forwarder Có Lợi Ích Gì?

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần trực tiếp booking với hãng tàu. Thông qua forwarder, doanh nghiệp có thể được hỗ trợ:

• Tìm lịch tàu phù hợp.
• So sánh nhiều tuyến vận chuyển.
• Kiểm tra tình trạng chỗ.
• Hỗ trợ lấy container.
• Theo dõi cut-off.
• Điều phối vận chuyển nội địa.
• Hỗ trợ khai báo hải quan.
• Theo dõi container vào cảng.
• Xử lý chứng từ.
• Theo dõi vận đơn.
• Xử lý phát sinh trong quá trình vận chuyển.

Đối với doanh nghiệp xuất khẩu thường xuyên nhưng chưa có đội ngũ logistics chuyên sâu, sử dụng forwarder có thể giúp giảm khối lượng công việc và hạn chế rủi ro vận hành.

Booking Tàu Và Hải Quan Có Liên Quan Như Thế Nào?

Booking và thủ tục hải quan là hai công việc khác nhaucó mối liên hệ chặt chẽ. Doanh nghiệp có thể hoàn thành booking nhưng nếu thủ tục hải quan chưa hoàn tất đúng thời gian, container vẫn có nguy cơ không kịp chuyến tàu.

Ngược lại, nếu hàng đã hoàn thành thủ tục nhưng chưa có booking phù hợp, doanh nghiệp cũng khó chủ động đưa hàng lên tàu. Vì vậy, quy trình xuất khẩu cần phối hợp đồng thời:

Booking → Lấy container → Đóng hàng → Khai hải quan → Vận chuyển vào cảng → VGM/SI → Xếp tàu → Phát hành B/L

Việc kết nối các khâu này giúp doanh nghiệp giảm thời gian chờ và hạn chế chi phí phát sinh.

Booking tàu là bước quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển, giúp doanh nghiệp xác nhận chỗ vận chuyển và chủ động kế hoạch đưa hàng lên tàu. 

Tuy nhiên, booking không chỉ đơn giản là đặt một chỗ trên tàu mà còn liên quan đến nhiều mốc thời gian và công việc như lấy container rỗng, đóng hàng, khai báo hải quan, khai VGM, gửi SI và đưa container vào cảng đúng Closing Time.

Để hạn chế rủi ro rớt tàu, thiếu container, sai thông tin chứng từ hoặc phát sinh chi phí, doanh nghiệp cần chủ động kế hoạch xuất hàng, booking sớm, kiểm tra kỹ Booking Confirmation và theo dõi sát các mốc cut-off.

Đối với doanh nghiệp chưa có đội ngũ logistics chuyên trách hoặc thường xuyên xuất khẩu với nhiều tuyến khác nhau, việc lựa chọn một đơn vị logistics có kinh nghiệm sẽ giúp tối ưu quy trình booking, vận chuyển nội địa, thủ tục hải quan và giao nhận quốc tế.

Cần báo giá vận chuyển?

Embassy Freight hỗ trợ vận tải biển, hàng không, khai báo hải quan trọn gói. Nhận báo giá miễn phí hoặc xem dịch vụ của chúng tôi.