Gửi Hàng Từ Mỹ Về Việt Nam Bằng Đường Air Cần Chuẩn Bị Gì?

Gửi hàng từ Mỹ về Việt Nam bằng đường Air cần chuẩn bị gì? Đây là câu hỏi được quan tâm khi có nhu cầu vận chuyển linh kiện, máy móc, phụ tùng, thiết bị, hàng mẫu hoặc hàng thương mại từ Hoa Kỳ về Việt Nam.

Air Freight Mỹ – Việt Nam được lựa chọn nếu cần ưu tiên thời gian vận chuyển, cần chủ động hơn về lịch nhận hàng. Tuy nhiên, để lô hàng được vận chuyển thuận lợi, cần chuẩn bị thông tin hàng hóa, người gửi, người nhận, địa chỉ lấy hàng, kích thước, trọng lượng, chứng từ,...

Nếu mua hàng theo điều kiện EXW, doanh nghiệp cần chuẩn bị thông tin về địa chỉ nhà cung cấp tại Mỹ để đơn vị logistics có thể tổ chức lấy hàng và vận chuyển đến sân bay phù hợp. Vậy gửi hàng từ Mỹ về Việt Nam bằng Air cần chuẩn bị những gì? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết.

Gửi Hàng Từ Mỹ Về Việt Nam Bằng Air Là Gì?

Gửi hàng từ Mỹ về Việt Nam bằng Air là hình thức vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường hàng không, thường được gọi là Air Freight hoặc Air Cargo. Một hành trình cơ bản có thể gồm:

Nhà cung cấp tại Mỹ → Nhận hàng → Vận chuyển nội địa Mỹ → Sân bay/Gateway → Air Freight → Việt Nam → Thông quan → Giao hàng.

Tùy vào thỏa thuận mua bán và điều kiện giao hàng, doanh nghiệp có thể tự tổ chức từng công đoạn hoặc sử dụng dịch vụ logistics để kết nối toàn bộ hành trình.

Trước Khi Gửi Hàng Air Từ Mỹ Về Việt Nam Cần Xác Định Gì?

Trước khi yêu cầu báo giá, doanh nghiệp nên xác định rõ 5 nhóm thông tin:

Hàng gửi là gì?
Hàng đang ở đâu tại Mỹ?
Hàng nặng bao nhiêu và kích thước thế nào?
Ai chịu trách nhiệm vận chuyển từ nhà cung cấp đến sân bay?
Hàng sẽ giao đến đâu tại Việt Nam?

Đây là những thông tin cơ bản để đơn vị logistics đánh giá tuyến vận chuyển, phương án pickup, sân bay/gateway, cước Air Freight và các chi phí liên quan.

1. Chuẩn Bị Thông Tin Chi Tiết Về Hàng Hóa

Thông tin đầu tiên cần chuẩn bị là mô tả chính xác hàng hóa. Doanh nghiệp nên cung cấp: Tên hàng, Công dụng, Chất liệu, Model, Thương hiệu nếu có, Số lượng, Đơn vị tính, Mã HS nếu đã xác định, Giá trị hàng hóa, Hình ảnh sản phẩm nếu cần,...

Không nên chỉ cung cấp tên quá chung chung như “máy móc”, “thiết bị”, “linh kiện” hoặc “phụ tùng”. Ví dụ, thay vì ghi: “Linh kiện máy” nên cung cấp thông tin cụ thể hơn như: “Bộ phận thay thế dùng cho máy đóng gói, model XYZ, vật liệu thép, không chứa pin.”

2. Chuẩn Bị Số Lượng Và Số Kiện

Đơn vị logistics cần biết chính xác lô hàng gồm bao nhiêu kiện. Ví dụ: 5 thùng carton, 2 kiện gỗ, 1 pallet, 10 kiện phụ tùng,...Thông tin ảnh hưởng đến việc bố trí vận chuyển nội địa Mỹ, xử lý hàng tại sân bay, cách tính cước. Nếu một đơn hàng có nhiều kiện với kích thước khác nhau, nên lập danh sách từng kiện thay vì chỉ cung cấp tổng số lượng.

3. Chuẩn Bị Kích Thước Từng Kiện

Đây là thông tin rất quan trọng khi gửi hàng bằng Air. Doanh nghiệp nên cung cấp:

Dài × Rộng × Cao của từng kiện.

Ví dụ:

Kiện 1: 80 × 60 × 50 cm.
Kiện 2: 100 × 70 × 60 cm.
Kiện 3: 120 × 80 × 70 cm.

Không nên chỉ cung cấp tổng kích thước, tổng trọng lượng. Lý do là hàng Air có thể liên quan đến trọng lượng thể tích. Một kiện hàng nhẹ nhưng cồng kềnh vẫn có thể chiếm nhiều không gian vận chuyển. Vì vậy, thông tin kích thước càng chính xác thì báo giá càng sát thực tế.

4. Chuẩn Bị Trọng Lượng Hàng Hóa

Cần cung cấp:

Trọng lượng từng kiện.
Tổng trọng lượng.
Đơn vị kg hoặc lb.

Ví dụ: 10 kiện × 25 kg/kiện = 250 kg.

Nếu hàng đã được đóng gói hoàn chỉnh, nên sử dụng trọng lượng cả bao bì để báo giá sát hơn. Ngoài trọng lượng thực tế, đơn vị vận chuyển có thể cần tính trọng lượng thể tích dựa trên kích thước kiện.

5. Chuẩn Bị Địa Chỉ Lấy Hàng Tại Mỹ

Nếu hàng cần nhận từ nhà cung cấp tại Mỹ, địa chỉ lấy hàng phải được cung cấp càng đầy đủ càng tốt. Thông tin nên có: Tên công ty, Số nhà và tên đường, Thành phố, Bang, ZIP Code, Tên người liên hệ, Số điện thoại, Email, Giờ làm việc, Thời gian hàng sẵn sàng,....Ví dụ:

Tên công ty: ABC Company
City: Los Angeles
State: California
ZIP Code: XXXXX
Contact: John
Phone: XXXXX

Địa chỉ chính xác giúp xác định phương án pickup và chi phí vận chuyển nội địa tại Mỹ.

6. Nếu Hàng EXW, Cần Chuẩn Bị Gì?

Nếu mua hàng theo EXW (Ex Works) cần đặc biệt chú ý đến việc lấy hàng. Khi đó, nên chuẩn bị: Địa chỉ EXW, Thông tin người bán, Người liên hệ, Thời gian hàng sẵn sàng, Số kiện, Kích thước, Trọng lượng, Điều kiện đóng gói, Yêu cầu pickup nếu có,...Hành trình có thể là:

Nhà cung cấp → Pickup EXW → Trucking nội địa Mỹ → Sân bay/Gateway → Air Freight → Việt Nam.

Nếu doanh nghiệp có nhiều nhà cung cấp tại các bang khác nhau, mỗi địa chỉ cần được kiểm tra riêng để xây dựng phương án pickup phù hợp.

7. Chuẩn Bị Commercial Invoice

Commercial Invoice là một trong những chứng từ quan trọng trong giao dịch và khai báo hàng hóa quốc tế. Doanh nghiệp nên kiểm tra các thông tin cơ bản trên invoice như: Người bán, Người mua, Mô tả hàng hóa, Số lượng, Đơn giá, Tổng giá trị, Điều kiện thương mại,...

Mô tả hàng hóa trên invoice cần phù hợp với hàng thực tế. Không nên sử dụng mô tả quá sơ sài hoặc không phản ánh đúng bản chất hàng hóa.

8. Chuẩn Bị Packing List

Packing List cung cấp thông tin về cách đóng gói của lô hàng. Thông thường có thể thể hiện: Số kiện, Loại bao bì, Số lượng, Trọng lượng, Kích thước, Quy cách đóng gói,....Packing List đặc biệt hữu ích khi lô hàng có nhiều kiện hoặc nhiều loại sản phẩm.

9. Chuẩn Bị Mã HS Nếu Có

HS Code giúp xác định nhóm hàng hóa và hỗ trợ quá trình kiểm tra chính sách nhập khẩu, thuế và các yêu cầu liên quan. Nếu doanh nghiệp đã có mã HS, nên cung cấp ngay từ đầu.

Nếu chưa xác định, nên cung cấp mô tả hàng đầy đủ + hình ảnh + catalogue/specification nếu có để được tư vấn kiểm tra. Không nên tự xác định mã HS chỉ dựa vào tên sản phẩm nếu chưa có đủ thông tin kỹ thuật.

10. Kiểm Tra Hàng Thuộc Nhóm Hạn Chế Khi Vận Chuyển Air Hay Không

Không phải hàng hóa nào cũng có thể vận chuyển bằng đường hàng không theo cách thông thường. Một số nhóm hàng có thể cần kiểm tra đặc biệt, chẳng hạn: Pin, Hóa chất, Chất lỏng, Bình chứa, Thiết bị có pin lithium, Hàng có từ tính, Aerosol, Hàng thuộc nhóm nguy hiểm,....

Với những hàng hóa đặc thù, doanh nghiệp cần khai báo chính xác cho đơn vị logistics. Không nên che giấu hoặc mô tả sai tính chất hàng hóa để giảm chi phí hoặc đơn giản hóa thủ tục, vì điều này có thể gây rủi ro trong quá trình vận chuyển và thông quan.

11. Kiểm Tra Quy Định Nhập Khẩu Tại Việt Nam

Trước khi gửi hàng, doanh nghiệp cần xác định hàng hóa có thuộc diện: Nhập khẩu thông thường, Quản lý chuyên ngành, Kiểm tra chất lượng, Kiểm dịch, Cần giấy phép, Có yêu cầu chứng nhận đặc biệt,....

Điều này đặc biệt quan trọng với các loại máy móc, thiết bị, thực phẩm, sản phẩm có điều kiện hoặc hàng thuộc nhóm quản lý chuyên ngành. Việc kiểm tra trước khi vận chuyển giúp hạn chế tình trạng hàng về đến Việt Nam nhưng hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu.

12. Chuẩn Bị Thông Tin Người Nhận Tại Việt Nam

Doanh nghiệp cần cung cấp thông tin người nhận: Tên công ty, Địa chỉ, Mã số thuế, Người liên hệ, Số điện thoại, Email, Địa chỉ giao hàng,....Nếu là doanh nghiệp nhập khẩu, thông tin pháp nhân cần thống nhất với chứng từ và hồ sơ liên quan.

13. Xác Định Sân Bay Và Tuyến Vận Chuyển

Không nhất thiết hàng phải đi từ sân bay gần nhà cung cấp. Tùy địa chỉ lấy hàng, đơn vị logistics có thể lựa chọn:

Pickup → Trucking → Airport/Gateway → Air Freight → Việt Nam.

Lựa chọn sân bay cần cân nhắc: Khoảng cách từ kho người bán, Chi phí trucking, Lịch bay, Năng lực cargo, Khả năng kết nối, Thời gian vận chuyển, Tổng chi phí. Do đó, doanh nghiệp chỉ cần cung cấp địa chỉ hàng đang ở Mỹ. Đơn vị vận chuyển có thể tư vấn phương án phù hợp.

14. Xác Định Địa Chỉ Giao Hàng Tại Việt Nam

Doanh nghiệp nên xác định trước hàng sẽ được giao đến: TP.HCM, Đồng Nai, Bình Dương, Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng,....Nếu doanh nghiệp tại khu vực phía Nam, việc xác định địa chỉ giao hàng tại TP.HCM, Đồng Nai hoặc Bình Dương giúp xây dựng phương án giao hàng phù hợp.

15. Chuẩn Bị Thời Gian Hàng Sẵn Sàng

Đơn vị logistics cần biết khi nào nhà cung cấp có thể giao hàng. Ví dụ:

Cargo Ready Date: 15/08/2026

Thông tin này giúp chủ động hơn trong việc: Đặt xe pickup, Sắp xếp kho, Lựa chọn lịch bay, Chuẩn bị chứng từ, Dự kiến thời gian giao hàng,....Nếu hàng chưa sẵn sàng, không nên đặt lịch vận chuyển quá sát với thời gian dự kiến.

Cước Gửi Hàng Air Từ Mỹ Về Việt Nam Phụ Thuộc Vào Những Gì?

Khi yêu cầu báo giá, doanh nghiệp thường chỉ quan tâm đến giá Air Freight/kg. Tuy nhiên, tổng chi phí có thể bao gồm nhiều thành phần:

Pickup tại Mỹ + Trucking nội địa + Air Freight + Phí xử lý + Phí sân bay + Thông quan + Giao hàng tại Việt Nam.

Cước phụ thuộc vào: Trọng lượng thực tế, Trọng lượng thể tích, Kích thước kiện, Số kiện, Địa chỉ pickup, Sân bay/gateway, Loại hàng, Lịch bay, Các phụ phí, Địa chỉ giao hàng,...Vì vậy, khi yêu cầu báo giá, doanh nghiệp nên gửi đầy đủ thông tin lô hàng.

Gửi Hàng Air Từ Mỹ Về Việt Nam Mất Bao Lâu?

Thời gian vận chuyển không chỉ tính từ lúc máy bay cất cánh. Tổng thời gian có thể bao gồm:

Pickup tại Mỹ → Trucking → Xử lý tại sân bay → Air Freight → Trung chuyển nếu có → Làm thủ tục tại Việt Nam → Giao hàng.

Do đó, thời gian thực tế phụ thuộc vào: Vị trí nhà cung cấp, Lịch pickup, Sân bay xuất phát, Lịch bay, Điểm trung chuyển, Thủ tục nhập khẩu, Địa chỉ giao hàng,...Khi có thông tin đầy đủ, doanh nghiệp có thể được tư vấn phương án phù hợp với thời gian mong muốn.

Khi Nào Nên Chọn Air Freight Thay Vì Đường Biển?

Air Freight phù hợp khi: Hàng cần gấp, Hàng mẫu cần đưa về nhanh, Linh kiện sản xuất cần bổ sung, Phụ tùng máy móc cần thay thế, Hàng có giá trị cao, Lô hàng không quá lớn, Doanh nghiệp ưu tiên thời gian,...

Ngược lại, nếu hàng có khối lượng lớn, cồng kềnh và không yêu cầu thời gian gấp, doanh nghiệp có thể cân nhắc đường biển để tối ưu chi phí.

Quy Trình Gửi Hàng Từ Mỹ Về Việt Nam Bằng Air

Gửi Thông Tin Lô Hàng: Tên hàng, số lượng, trọng lượng, kích thước và giá trị.
Cung Cấp Địa Chỉ Tại Mỹ: Địa chỉ nhà cung cấp + City + State + ZIP Code.
Xác Định Điều Kiện Giao Hàng: Ví dụ EXW hoặc điều kiện thương mại khác.
Kiểm Tra Tính Chất Hàng: Xác định hàng có yêu cầu vận chuyển đặc biệt hay không.
Tư Vấn Phương Án Air Freight: Xác định pickup, sân bay/gateway, tuyến vận chuyển.
Nhận Hàng Tại Mỹ: Phối hợp với nhà cung cấp để lấy hàng.
Vận Chuyển Về Việt Nam: Hàng được đưa lên chuyến bay phù hợp.
Thông Quan: Xử lý thủ tục nhập khẩu theo hồ sơ và loại hàng.
Giao Hàng: Giao về kho hoặc địa chỉ doanh nghiệp.

Embassy Freight Hỗ Trợ Gửi Hàng Air Từ Mỹ Về Việt Nam

Embassy Freight cung cấp giải pháp Air Freight Mỹ – Việt Nam dành cho doanh nghiệp cần vận chuyển hàng hóa từ nhiều khu vực tại Mỹ về Việt Nam. Dịch vụ có thể hỗ trợ tư vấn: Nhận hàng EXW tại Mỹ, Pickup tại nhà cung cấp, Trucking nội địa Mỹ, Vận chuyển Air Freight, Tư vấn hồ sơ hàng hóa, Hỗ trợ thủ tục nhập khẩu,....

Đặc biệt, Embassy hướng đến khách hàng, doanh nghiệp tại TP.HCM, Đồng Nai, Bình Dương với nhu cầu nhập linh kiện, máy móc, phụ tùng, thiết bị, hàng mẫu, hàng thương mại từ Mỹ.

Checklist Gửi Hàng Air Mỹ – Việt Nam

Trước khi yêu cầu báo giá, doanh nghiệp có thể kiểm tra nhanh:

Thông tin hàng hóa: Tên hàng, Số lượng, Số kiện, Kích thước từng kiện, Trọng lượng từng kiện, Giá trị hàng, Hình ảnh/catalogue nếu cần,...
Thông tin lấy hàng tại Mỹ: Tên nhà cung cấp, Địa chỉ, City, State, ZIP Code, Người liên hệ, Số điện thoại, Thời gian hàng sẵn sàng.
Chứng từ: Commercial Invoice, Packing List, Thông tin người mua/người bán, HS Code nếu có, Các chứng từ chuyên ngành nếu cần.
Thông tin tại Việt Nam: Tên doanh nghiệp nhập khẩu, MST, Địa chỉ, Người liên hệ, Địa chỉ giao hàng.

Kết Luận

Để lô hàng được vận chuyển thuận lợi cần chuẩn bị đầy đủ thông tin về hàng, số kiện, kích thước, trọng lượng, địa chỉ lấy hàng, điều kiện EXW nếu có, chứng từ, địa chỉ giao hàng. Đặc biệt, với hàng Air, việc cung cấp chính xác kích thước, trọng lượng từng kiện giúp đơn vị logistics đánh giá trọng lượng tính cước và tổng chi phí sát hơn.

Embassy Freight hỗ trợ tư vấn Air Freight Mỹ – Việt Nam, nhận hàng EXW tại nhiều khu vực ở Mỹ, kết nối sân bay/gateway phù hợp và giao hàng về TP.HCM, Đồng Nai, Bình Dương. Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị gửi hàng từ Mỹ về Việt Nam, hãy chuẩn bị:

Tên hàng + số kiện + kích thước + trọng lượng + địa chỉ EXW/pickup tại Mỹ + thời gian hàng sẵn sàng + địa chỉ giao hàng tại Việt Nam.

Đây là những thông tin quan trọng để bắt đầu xây dựng phương án Air Freight Mỹ – Việt Nam phù hợp. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua số Hotline: 0936911656 để nhận được tư vấn và báo giá sớm nhất nhé!

Cần báo giá vận chuyển?

Embassy Freight hỗ trợ vận tải biển, hàng không, khai báo hải quan trọn gói. Nhận báo giá miễn phí hoặc xem dịch vụ của chúng tôi.