Thủ Tục Nhập Khẩu Nguyên Liệu Cho Doanh Nghiệp Sản Xuất

Đối với doanh nghiệp sản xuất, nguyên liệu nhập khẩu là một phần quan trọng trong chuỗi cung ứng, đặc biệt với các ngành như điện tử, cơ khí, dệt may, da giày, nhựa, thực phẩm, nội thất và công nghiệp hỗ trợ.

Tuy nhiên, để đưa nguyên liệu từ nước ngoài vào Việt Nam phục vụ sản xuất, doanh nghiệp cần thực hiện đúng các quy định về hải quan, thuế, chính sách mặt hàng và quản lý nguyên liệu sau nhập khẩu.

Thủ tục nhập khẩu nguyên liệu cho doanh nghiệp sản xuất không chỉ dừng lại ở việc mở tờ khai hải quan. Doanh nghiệp cần xác định loại hình nhập khẩu, mã HS, chính sách quản lý đối với hàng, chuẩn bị chứng từ, thực hiện khai báo và hoàn thành các nghĩa vụ liên quan.

Đặc biệt, trường hợp doanh nghiệp nhập nguyên liệu để sản xuất hàng hóa xuất khẩu, doanh nghiệp còn cần chú ý đến việc quản lý nguyên liệu, định mức, lượng sử dụng và báo cáo quyết toán theo quy định áp dụng cho loại hình tương ứng.

Nhập Khẩu Nguyên Liệu Cho Doanh Nghiệp Sản Xuất Là Gì?

Nhập khẩu nguyên liệu cho sản xuất là hoạt động doanh nghiệp trong nước mua nguyên liệu, vật tư, bán thành phẩm hoặc các loại hàng hóa cần thiết từ nước ngoài để phục vụ quá trình sản xuất, gia công hoặc tạo ra sản phẩm. Nguyên liệu nhập khẩu có thể được sử dụng để:

Sản xuất sản phẩm tiêu thụ tại Việt Nam.
Sản xuất hàng hóa để xuất khẩu.
Gia công hàng hóa cho thương nhân nước ngoài.
Sản xuất linh kiện, bán thành phẩm.
Phục vụ các công đoạn sản xuất khác.
Cung cấp nguyên liệu cho chuỗi sản xuất của doanh nghiệp.

Việc xác định mục đích sử dụng nguyên liệu ngay từ đầu rất quan trọng vì có thể ảnh hưởng đến loại hình hải quan, chính sách thuế, hồ sơ và phương thức quản lý nguyên liệu sau nhập khẩu.

Đối với nguyên liệu, vật tư nhập khẩu để sản xuất hàng hóa xuất khẩu, hệ thống quy định về thủ tục hải quan và quản lý loại hình sản xuất xuất khẩu có những yêu cầu riêng. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ với nhập khẩu kinh doanh thông thường hoặc hoạt động gia công.

Các Bước Chính Trong Thủ Tục Nhập Khẩu Nguyên Liệu

Tùy theo loại hình và đặc điểm hàng hóa, quy trình có thể có những điểm khác nhau. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể hình dung quy trình cơ bản qua các bước sau:

Bước 1: Xác Định Chính Sách Nhập Khẩu Đối Với Nguyên Liệu

Trước khi ký hợp đồng hoặc đưa hàng về Việt Nam, doanh nghiệp nên xác định nguyên liệu dự kiến nhập khẩu có thuộc diện: Hàng hóa nhập khẩu thông thường, Hàng phải xin giấy phép, Hàng phải kiểm tra chuyên ngành, Hàng có điều kiện nhập khẩu, Hàng phải đáp ứng quy chuẩn hoặc tiêu chuẩn kỹ thuật,...

Nếu bỏ qua bước kiểm tra chính sách mặt hàng, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng hàng đã về cảng nhưng chưa thể hoàn tất thủ tục do thiếu giấy phép, chứng từ hoặc yêu cầu kiểm tra chuyên ngành.

Bước 2: Xác Định Mã HS Của Nguyên Liệu

Mã HS là một trong những thông tin quan trọng nhất trong hồ sơ nhập khẩu. Việc xác định mã HS cần dựa trên đặc điểm thực tế của hàng hóa như: Tên hàng, Thành phần, Cấu tạo, Công dụng, Tính chất, Quy cách, Thông số kỹ thuật, Tài liệu kỹ thuật của nhà sản xuất,...

Mã HS có thể liên quan đến thuế suất nhập khẩu, chính sách quản lý và các yêu cầu khác đối với hàng hóa. Do đó, doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào tên thương mại của nguyên liệu để xác định mã HS.

Bước 3: Chuẩn Bị Hồ Sơ Nhập Khẩu Nguyên Liệu

Tùy từng lô hàng và loại hình nhập khẩu, bộ hồ sơ có thể bao gồm các chứng từ liên quan như: Hợp đồng mua bán hàng hóa, Commercial Invoice, Packing List, Vận đơn, Chứng từ xuất xứ nếu có và nếu đáp ứng điều kiện áp dụng, Tài liệu kỹ thuật của sản phẩm khi cần thiết, Giấy phép nhập khẩu nếu mặt hàng thuộc diện phải cấp phép,...

Doanh nghiệp cần đảm bảo thông tin trên chứng từ thống nhất với hàng hóa thực tế, đặc biệt về tên hàng, số lượng, trọng lượng, quy cách, xuất xứ và các thông tin liên quan.

Bước 4: Khai Báo Tờ Khai Hải Quan

Sau khi chuẩn bị hồ sơ và có đầy đủ thông tin về lô hàng, doanh nghiệp thực hiện khai báo hải quan điện tử theo loại hình. Các thông tin trên tờ khai cần kiểm tra cẩn thận: Mã loại hình, Mã HS, Tên hàng, Số lượng, Đơn vị tính, Trị giá, Xuất xứ, Thuế suất, Thông tin hợp đồng và hóa đơn, Các thông tin quản lý chuyên ngành nếu có,...

Đối với doanh nghiệp sản xuất xuất khẩu hoặc doanh nghiệp chế xuất, việc xác định đúng loại hình và cách quản lý nguyên liệu có ý nghĩa đặc biệt quan trọng.

Các quy định và hướng dẫn về thủ tục hải quan đối với hoạt động gia công, sản xuất xuất khẩu và doanh nghiệp chế xuất đã được cập nhật, trong đó Thông tư 121/2025/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/02/2026. Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra quy định hiện hành tại thời điểm thực hiện từng lô hàng thay vì áp dụng máy móc quy trình cũ.

Bước 5: Thực Hiện Nghĩa Vụ Thuế

Tùy loại hình và chính sách áp dụng, doanh nghiệp có thể phát sinh các khoản thuế liên quan đến hàng nhập khẩu. Việc xác định nghĩa vụ thuế cần căn cứ vào: Mã HS, Trị giá tính thuế, Xuất xứ hàng hóa, Thuế suất ưu đãi hoặc ưu đãi đặc biệt nếu đủ điều kiện, Loại hình nhập khẩu, Chính sách thuế đối với từng trường hợp cụ thể,...

Đặc biệt, doanh nghiệp cần phân biệt nhập khẩu nguyên liệu để sản xuất hàng tiêu thụ trong nước với nhập khẩu nguyên liệu để sản xuất hàng xuất khẩu hoặc nguyên liệu phục vụ hoạt động gia công.

Chính sách thuế của từng loại hình có thể khác nhau, do đó không nên mặc định mọi nguyên liệu nhập khẩu đều áp dụng một cơ chế thuế giống nhau.

Bước 6: Kiểm Tra Hải Quan Và Thông Quan

Sau khi đăng ký tờ khai, lô hàng được xử lý theo kết quả phân luồng và các yêu cầu quản lý liên quan. Tùy trường hợp, doanh nghiệp có thể thực hiện:

Kiểm tra hồ sơ.
Kiểm tra thực tế hàng hóa.
Bổ sung hoặc giải trình thông tin.
Thực hiện kiểm tra chuyên ngành nếu thuộc diện áp dụng.
Hoàn thành nghĩa vụ thuế theo quy định.

Sau khi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu, doanh nghiệp thực hiện các bước cần thiết để đưa nguyên liệu ra khỏi khu vực giám sát và vận chuyển về kho.

Hồ Sơ Nhập Khẩu Nguyên Liệu Gồm Những Gì?

Một trong những vấn đề doanh nghiệp thường quan tâm là hồ sơ nhập khẩu nguyên liệu sản xuất cần chuẩn bị những gì. Về cơ bản, doanh nghiệp nên chuẩn bị và kiểm tra các nhóm chứng từ sau:

Hợp Đồng Ngoại Thương: Hợp đồng thể hiện các nội dung giao dịch giữa người bán và người mua, bao gồm thông tin hàng hóa, số lượng, giá cả và điều kiện thương mại.
Commercial Invoice: Invoice là chứng từ thể hiện giá trị giao dịch và là cơ sở quan trọng phục vụ khai báo trị giá hàng nhập khẩu.
Packing List: Packing List cung cấp thông tin về số kiện, trọng lượng, quy cách đóng gói và cách phân bổ hàng hóa.
Bill Of Lading Hoặc Chứng Từ Vận Tải: Đây là chứng từ thể hiện việc vận chuyển hàng hóa từ nước xuất khẩu đến Việt Nam.
Chứng Từ Xuất Xứ: Trong những trường hợp đáp ứng điều kiện hưởng ưu đãi thuế quan theo hiệp định hoặc quy định áp dụng, doanh nghiệp có thể cần chứng từ xuất xứ.
Chứng Từ Chuyên Ngành: Nếu nguyên liệu thuộc diện quản lý chuyên ngành, doanh nghiệp cần thực hiện các yêu cầu tương ứng trước hoặc trong quá trình làm thủ tục.

Nhập Khẩu Nguyên Liệu Để Sản Xuất Hàng Xuất Khẩu Có Gì Khác?

Khi nhập nguyên liệu để sản xuất hàng hóa xuất khẩu, doanh nghiệp không chỉ quan tâm đến việc thông quan lô nguyên liệu mà còn phải quản lý việc sử dụng nguyên liệu trong quá trình sản xuất. Các nội dung doanh nghiệp cần chú ý có thể bao gồm:

Quản lý nguyên liệu nhập khẩu.
Theo dõi lượng nguyên liệu đưa vào sản xuất.
Xây dựng và quản lý định mức phù hợp.
Theo dõi sản phẩm xuất khẩu.
Quản lý nguyên liệu tồn.
Theo dõi phế liệu, phế phẩm trong những trường hợp thuộc phạm vi quản lý.
Thực hiện báo cáo quyết toán theo quy định áp dụng.

Cục Hải quan đã có các hướng dẫn cập nhật trong năm 2026 liên quan đến gia công, sản xuất xuất khẩu và doanh nghiệp chế xuất. Điều này cho thấy doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến việc cập nhật quy định thay vì dựa vào quy trình đã áp dụng trong những năm trước.

Doanh Nghiệp Chế Xuất Nhập Khẩu Nguyên Liệu Có Gì Khác?

Doanh nghiệp chế xuất có cơ chế quản lý hải quan và thuế riêng so với doanh nghiệp nội địa. Hàng doanh nghiệp chế xuất nhập khẩu từ nước ngoài để phục vụ sản xuất được thực hiện theo quy định riêng về thủ tục hải quan.

Các giao dịch giữa doanh nghiệp chế xuất và khu vực nội địa hoặc giữa các doanh nghiệp chế xuất cũng cần được xác định đúng bản chất giao dịch và loại hình. Vì vậy, khi thực hiện thủ tục nhập khẩu nguyên liệu cho doanh nghiệp chế xuất, doanh nghiệp nên kiểm tra chính xác:

Tư cách doanh nghiệp.
Mục đích sử dụng hàng hóa.
Nguồn hàng.
Đối tượng giao dịch.
Loại hình tờ khai.
Chính sách thuế.
Quy định quản lý hàng hóa trong khu chế xuất.

Đây là nhóm thủ tục có nhiều điểm đặc thù và cần được kiểm tra theo từng trường hợp cụ thể.

Những Sai Sót Thường Gặp Khi Nhập Khẩu Nguyên Liệu

Trong thực tế, một số sai sót có thể khiến quá trình thông quan kéo dài hoặc phát sinh thêm chi phí.

Sai Mã HS: Doanh nghiệp xác định mã HS dựa trên tên thương mại mà không kiểm tra thành phần, cấu tạo hoặc công dụng thực tế.
Mô Tả Hàng Hóa Không Đầy Đủ: Tên hàng trên tờ khai không thể hiện đủ đặc điểm cần thiết để xác định chính xác bản chất hàng hóa.
Chứng Từ Không Đồng Nhất: Thông tin trên Invoice, Packing List, vận đơn và tờ khai có sự khác biệt về số lượng, trọng lượng, tên hàng hoặc quy cách.
Không Kiểm Tra Chính Sách Mặt Hàng: Doanh nghiệp chỉ tập trung vào giá và lịch vận chuyển mà không kiểm tra trước hàng có thuộc diện quản lý chuyên ngành không.
Không Quản Lý Tốt Nguyên Liệu Sau Nhập Khẩu: Đối với doanh nghiệp sản xuất xuất khẩu hoặc thuộc loại hình có yêu cầu quản lý nguyên liệu, việc không theo dõi lượng nhập – xuất – tồn và sử dụng nguyên liệu gây khó khăn khi quản lý sau này.

Làm Thủ Tục Nhập Khẩu Nguyên Liệu Cần Lưu Ý Gì?

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên thực hiện kiểm tra ngay từ trước khi ký hợp đồng nhập khẩu.

Một là, xác định chính xác mục đích nhập khẩu.
Hai là, kiểm tra chính sách mặt hàng và yêu cầu quản lý chuyên ngành.
Ba là, xác định mã HS dựa trên đặc điểm thực tế và hồ sơ kỹ thuật.
Bốn là, kiểm tra xuất xứ và khả năng áp dụng ưu đãi thuế nếu có.
Năm là, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ trước khi hàng về.
Sáu là, kiểm tra tính thống nhất giữa chứng từ thương mại và hàng hóa.
Bảy là, nếu là nguyên liệu phục vụ sản xuất xuất khẩu, cần xây dựng quy trình quản lý nguyên liệu ngay từ đầu.
Tám là, thường xuyên cập nhật quy định hải quan và thuế. Đây là vấn đề đặc biệt cần chú ý trong năm 2026 vì nhiều quy định, hướng dẫn về thủ tục hải quan đã cập nhật.

Dịch Vụ Hải Quan Nhập Khẩu Nguyên Liệu Cho Doanh Nghiệp Sản Xuất

Đối với doanh nghiệp nhập khẩu nguyên liệu, việc tự xử lý toàn bộ quy trình có thể tiêu tốn thời gian và nguồn lực, đặc biệt khi phải xử lý nhiều mã hàng hoặc nhiều loại hình nhập khẩu. Dịch vụ hải quan nhập khẩu nguyên liệu có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong các công việc như:

Tư vấn quy trình nhập khẩu.
Kiểm tra thông tin hàng hóa.
Tư vấn mã HS theo hồ sơ hàng hóa.
Kiểm tra chính sách mặt hàng.
Kiểm tra bộ chứng từ.
Khai báo tờ khai hải quan.
Hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan.
Phối hợp giao nhận hàng hóa.
Tư vấn các vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất xuất khẩu theo phạm vi dịch vụ.

Việc sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp có thêm nguồn lực để xử lý các lô hàng, đồng thời hạn chế sai sót không đáng có trong quá trình chuẩn bị hồ sơ và khai báo.

Kết Luận

Trong năm 2026, các quy định và hướng dẫn về thủ tục hải quan tiếp tục được cập nhật. Doanh nghiệp nên kiểm tra quy định hiện hành tại thời điểm thực hiện lô hàng và đánh giá cụ thể theo từng mặt hàng, loại hình nhập khẩu thay vì áp dụng một quy trình chung cho mọi trường hợp.

Nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu nhập khẩu nguyên liệu sản xuất, cần tư vấn thủ tục hải quan, kiểm tra hồ sơ, khai báo hoặc hỗ trợ xử lý lô hàng. Hãy liên hệ với Embassy Freight qua số Hotline: 0936911656 để nhận được tư vấn và báo giá sớm nhất nhé!

Cần báo giá vận chuyển?

Embassy Freight hỗ trợ vận tải biển, hàng không, khai báo hải quan trọn gói. Nhận báo giá miễn phí hoặc xem dịch vụ của chúng tôi.