Perché una Pratica Doganale Completa Non Basta a Sdoganare

Molte aziende ritengono che, se preparano un set completo di Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading, contratto di compravendita e dichiarazione doganale, la merce verrà sdoganata subito. Nella pratica, però, molte spedizioni subiscono tempi di gestione lunghi anche quando la documentazione è completa. Il motivo è che lo sdoganamento non dipende dai soli documenti, ma coinvolge numerosi fattori come la gestione del rischio, i controlli specializzati, la verifica delle informazioni, la classificazione delle merci, il valore in dogana o lo stato dei sistemi elettronici.

Comprendere queste cause aiuta le aziende a essere proattive, a contenere i costi di sosta e giacenza e a rispettare i tempi di consegna verso i partner.

Documentazione Completa Significa Sdoganamento Immediato?

La risposta è no. Un set completo di documenti è solo una condizione necessaria. Per concedere lo sdoganamento, l'autorità doganale valuta anche:

• L'accuratezza delle informazioni dichiarate.
• Il livello di conformità dell'azienda.
• La politica di gestione applicata a ciascun tipo di merce.
• L'esito dell'assegnazione del canale.
• Eventuali requisiti di controllo specializzato.
• Le informazioni provenienti dagli enti competenti.

Di conseguenza, anche quando non manca alcun documento, una spedizione può comunque dover attendere ulteriori verifiche.

1. La Dichiarazione È Assegnata al Canale Giallo o Rosso

Una delle cause più comuni è l'instradamento della dichiarazione a un controllo da parte del sistema di gestione del rischio.

• Canale verde: sdoganamento rapido se sono soddisfatte le condizioni previste dalla normativa.
• Canale giallo: controllo documentale.
• Canale rosso: controllo documentale unito alla verifica fisica della merce.

Se la dichiarazione finisce nel canale giallo o rosso, i tempi di gestione sono di norma più lunghi anche con la documentazione completa.

2. La Merce È Soggetta a Controllo Specializzato

Alcune merci devono seguire procedure aggiuntive come: controllo qualità, quarantena vegetale, quarantena animale, controllo della sicurezza alimentare, verifica dell'efficienza energetica, certificazione di conformità e altro. In questi casi l'azienda deve soddisfare i requisiti dell'ente specializzato prima di completare le procedure doganali.

3. Codice HS Errato o da Verificare

Anche con la documentazione completa, se la dogana sospetta che il codice HS non sia corretto, all'azienda può essere richiesto di: fornire spiegazioni, presentare cataloghi, allegare documenti tecnici, ridefinire il codice HS e così via. Tutto ciò può allungare i tempi di sdoganamento.

4. Il Valore in Dogana Deve Essere Verificato

Se il valore dichiarato presenta anomalie rispetto alla banca dati o alle prassi commerciali, la dogana può chiedere chiarimenti all'azienda. I documenti solitamente richiesti sono: contratto di compravendita, fattura, documenti di pagamento, preventivi, accordi commerciali e altro.

5. Le Informazioni tra i Documenti Non Coincidono

Un set di documenti può essere completo ma presentare incoerenze al suo interno. Ad esempio: nome merce errato, quantità diverse, peso sbagliato, condizioni di consegna differenti, dati del destinatario errati, unità di misura non uniformi e così via. Tali discrepanze possono costringere l'azienda a fornire spiegazioni o a rettificare i documenti.

6. Mancano Esiti di Controllo o Permessi Necessari

Per alcune merci, oltre ai documenti commerciali, l'azienda ha bisogno anche di: licenza di importazione o esportazione, certificato di quarantena, esiti dei controlli di qualità, lettera di approvazione dell'ente competente e altro. Se questi esiti non sono ancora stati rilasciati o aggiornati nel sistema, il processo di sdoganamento può essere sospeso.

7. Verifica Fisica della Merce

In alcuni casi la dogana richiede l'apertura del container o l'ispezione diretta della merce per confrontarla con la dichiarazione. I tempi dipenderanno da: tipo di merce, volume del carico, condizioni di ispezione, coordinamento tra le parti coinvolte e altro.

8. Il Sistema Doganale o un Sistema Collegato Subisce un Guasto

La gestione può risentirne se: il sistema di dichiarazione elettronica è in manutenzione, le connessioni dati tra gli enti si interrompono, il sistema di pagamento elettronico non si aggiorna, i dati trasmessi contengono errori e così via. In questi casi l'azienda deve seguire gli avvisi delle autorità e del proprio spedizioniere doganale.

9. Le Informazioni Vanno Verificate con Altri Enti

Per alcune spedizioni particolari, la dogana può dover coordinarsi con enti di gestione specializzati per verificare le informazioni prima di decidere sullo sdoganamento. Questo scambio può allungare i tempi.

10. La Pratica È Selezionata per Controllo dalla Gestione del Rischio

Oltre ai fattori legati alla merce, il sistema di gestione del rischio considera anche: lo storico di conformità dell'azienda, la frequenza delle violazioni (se presenti), le caratteristiche della spedizione, la rotta, il Paese di esportazione o importazione e altro. Le aziende con un buon storico di conformità hanno di solito un vantaggio in fase di gestione.

11. Obblighi Fiscali e Importi Dovuti Non Ancora Assolti

Alcune spedizioni vengono sdoganate solo dopo che l'azienda ha assolto gli obblighi finanziari previsti, come: dazi all'importazione, imposta sul valore aggiunto (IVA), imposta sui consumi speciali (se applicabile), oneri e tasse collegati e altro. È consigliabile verificare lo stato dei pagamenti e assicurarsi che sia aggiornato nel sistema per evitare ritardi.

12. Modifiche alle Politiche o alle Normative di Gestione

Per alcune categorie di merci, la politica di gestione può essere modificata di volta in volta. Se l'azienda non ha aggiornato le nuove disposizioni, i documenti potrebbero dover essere rettificati o integrati prima dello sdoganamento.

Come Ridurre i Tempi di Sdoganamento?

Per limitare i ritardi, le aziende dovrebbero:

• Controllare con attenzione tutta la documentazione prima della dichiarazione.
• Individuare il codice HS corretto.
• Preparare una documentazione tecnica completa quando necessario.
• Monitorare lo stato di assegnazione del canale.
• Assolvere in modo proattivo gli obblighi fiscali.
• Tenersi aggiornate sulle nuove normative.
• Collaborare con un Freight Forwarder e uno spedizioniere doganale esperti.

Errori Frequenti delle Aziende

Tra gli errori più comuni:

• Credere che documenti completi garantiscano lo sdoganamento.
• Non verificare la coerenza tra i documenti.
• Dichiarare un codice HS errato.
• Dichiarare in modo inesatto il valore in dogana.
• Non seguire le richieste dell'autorità doganale.
• Rispondere lentamente quando vengono richiesti chiarimenti.

Questi errori possono allungare i tempi e far lievitare i costi logistici.

Conclusione

Un set completo di documenti doganali è una condizione importante ma non l'unico fattore che determina lo sdoganamento. Nella pratica, molte spedizioni possono comunque subire ritardi per controlli di canale, controlli specializzati, verifica del codice HS, valore in dogana o altri requisiti di gestione.

Per ridurre al minimo i rischi occorre preparare documenti accurati, tenersi aggiornati sulle normative, monitorare attivamente l'avanzamento e coordinarsi strettamente con lo spedizioniere doganale e il Freight Forwarder. Questo non solo riduce i tempi ma aiuta a ottimizzare i costi e a migliorare l'efficienza. Se cerchi un fornitore affidabile e di qualità di servizi import-export completi dalla A alla Z, contatta subito Embassy Freight al numero Hotline: 0936 911 656 per ricevere al più presto consulenza e preventivo!

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