Servizio di Ottenimento Licenze di Importazione

Nelle operazioni di import-export, non tutte le merci vengono importate con lo stesso processo. A seconda di nome del prodotto, codice HS, finalità d'uso, origine e politica di gestione specializzata, alcune merci devono completare procedure di gestione specializzata prima dello sdoganamento.

Per questo le aziende devono verificare la politica di importazione prima di firmare un contratto e portare le merci in Vietnam. Se le normative vengono individuate in modo errato o la pratica è incompleta, la spedizione può subire tempi di attesa, costi di deposito e piazzale e ripercussioni sui piani aziendali.

Un servizio di licenze di importazione supporta la verifica dei requisiti di gestione, la preparazione della pratica e lo svolgimento delle procedure con l'autorità competente per ciascun gruppo merceologico. Questa soluzione è particolarmente utile per le aziende prive di un ufficio import-export dedicato.

Cos'è una Licenza di Importazione?

Una licenza di importazione è un documento o un esito procedurale rilasciato o confermato da un'autorità statale competente secondo le normative applicabili a determinate merci soggette a gestione. È importante notare che non tutte le merci importate richiedono una licenza. Prima di avviare le procedure, occorre stabilire in quale gruppo rientra la merce:

• Merci importate normalmente.
• Merci importate su licenza.
• Merci importate a determinate condizioni.
• Merci da registrare o approvare prima dell'importazione.
• Merci soggette a ispezione specializzata.
• Merci soggette a gestione separata di un determinato Ministero o settore.
• Merci vietate o temporaneamente sospese dall'importazione secondo le normative.

La gestione del commercio estero è consolidata dal Ministero dell'Industria e del Commercio nel Documento Consolidato 47/VBHN-BCT del 04/06/2026, che copre la gestione delle merci import-export, le merci vietate o temporaneamente sospese e alcuni meccanismi di gestione delle importazioni. Perciò le aziende non dovrebbero basarsi solo sul nome commerciale di un prodotto per stabilire se serve una licenza.

Quando un'Azienda Ha Bisogno di una Licenza di Importazione?

I requisiti di licenza dipendono dal singolo articolo e dalle normative specializzate. Alcuni gruppi di merci possono essere soggetti a meccanismi di gestione speciali, come le merci del settore chimico, le merci ricondizionate, i beni a duplice uso o alcuni gruppi che devono soddisfare requisiti di gestione specializzata.

Ad esempio, esiste attualmente una procedura per il rilascio di una Licenza di Importazione per Merci Ricondizionate secondo normative specifiche; il Portale dei Servizi Pubblici del Ministero prevede che i trader presentino una pratica di richiesta licenza e che l'autorità competente la esamini secondo il processo corrispondente.

Per le sostanze chimiche soggette a controllo, la procedura di licenza è regolata da un sistema di normative specializzate. Il Portale dei Servizi Pubblici del Ministero registra attualmente la procedura per il rilascio di licenze di esportazione e importazione che richiedono un controllo speciale ai sensi del Decreto 26/2026/ND-CP e della Circolare 01/2026/TT-BCT.

Pertanto, le aziende devono verificare ogni singolo articolo prima di importare anziché presumere che ogni prodotto richieda una licenza.

Perché Ottenere la Licenza Prima dell'Arrivo delle Merci?

Verificare la normativa e completare la licenza per tempo aiuta le aziende a gestire meglio la pianificazione delle importazioni.

1. Ridurre il Rischio con la Merce già al Porto

Se le merci richiedono una licenza non ancora preparata, il processo di sdoganamento può risentirne. Quando la merce deve attendere documenti integrativi, l'azienda può sostenere costi aggiuntivi di deposito, piazzale o di modifica del piano di ritiro.

2. Controllare il Piano di Importazione

Conoscere in anticipo il requisito di licenza consente alle aziende di preparare in modo proattivo la pratica, i tempi di elaborazione e il programma di spedizione. Ciò è particolarmente importante per spedizioni con orari nave o volo fissi, o necessarie alla produzione in tempi brevi.

3. Limitare gli Errori nella Pratica

Una pratica di richiesta licenza richiede informazioni coerenti con la merce reale e i documenti commerciali. Verificare in anticipo aiuta le aziende a evitare incongruenze tra licenza, contratto, fattura, packing list e pratica doganale.

4. Presentare alla Giusta Autorità

Non tutte le licenze di importazione sono gestite dalla stessa autorità. A seconda dell'articolo, l'autorità di gestione può essere uno di diversi Ministeri, settori o altri enti competenti. Individuare il corretto ente ricevente è uno dei passaggi chiave della procedura.

Cosa Include un Servizio di Licenze di Importazione?

A seconda dell'articolo, l'ambito del servizio può svolgersi in più fasi.

Verifica della Politica di Importazione

L'azienda fornisce informazioni sulla merce e il fornitore del servizio aiuta a verificare elementi come: nome del prodotto, composizione o struttura, funzione, origine, codice HS previsto, finalità d'uso, politica di gestione vigente e altro. Verificare in anticipo aiuta le aziende a individuare la procedura corretta da seguire.

Consulenza sulla Pratica di Richiesta Licenza

Una volta stabilito che la merce richiede una licenza, la pratica va preparata secondo la procedura corrispondente. A seconda dell'articolo, la pratica può riguardare: un documento di richiesta licenza, il certificato di registrazione dell'impresa, il contratto di vendita, la packing list, i documenti tecnici, il catalogo prodotto, i documenti di origine, le informazioni sul produttore e altro.

I componenti della pratica non sono uguali per ogni articolo. Le aziende devono preparare i documenti corretti in base alla procedura specifica.

Verifica e Completamento della Pratica

Prima della presentazione, la pratica viene verificata per completezza e coerenza. Va prestata particolare attenzione a: nome dell'azienda, nome del prodotto, codice HS se richiesto, quantità, unità di misura, informazioni sul produttore, paese esportatore, paese di origine, finalità di importazione e periodo e quantità per cui si richiede la licenza.

Rappresentanza dell'Azienda nella Procedura

A seconda dell'ambito del mandato e delle normative di ciascuna procedura, il fornitore del servizio può aiutare l'azienda a preparare, presentare e monitorare la pratica presso l'autorità competente. Se la pratica va modificata o integrata, l'azienda viene avvisata per collaborare al completamento come richiesto.

Ricezione dell'Esito e Supporto alle Procedure Doganali

Una volta rilasciata la licenza o l'esito procedurale, l'azienda può usare il documento per la finalità prevista entro il periodo stabilito. Lo spedizioniere può continuare a supportare le procedure doganali di importazione, collegando il processo di licenza allo sdoganamento.

Il Processo di Licenza di Importazione

1. Ricezione delle Informazioni sulla Merce: L'azienda fornisce nome del prodotto, catalogo, composizione, funzione, origine, codice HS previsto e informazioni correlate.
2. Verifica della Politica di Importazione: Il fornitore del servizio verifica se l'articolo è vietato, temporaneamente sospeso, soggetto a licenza, importazione condizionata o ispezione specializzata.
3. Determinazione dell'Autorità di Licenza: In base al gruppo merceologico e alle normative specializzate, si individua l'autorità competente a gestire la pratica.
4. Preparazione della Pratica: La pratica viene preparata secondo la procedura corrispondente, verificando al contempo la coerenza delle informazioni.
5. Presentazione della Pratica: La pratica viene presentata con la modalità prescritta dall'autorità competente, che può includere forme online o altre a seconda della procedura.
6. Follow-up e Integrazione della Pratica: Durante l'elaborazione, se l'autorità ricevente richiede integrazioni o modifiche, la pratica viene completata come richiesto.
7. Ricezione dell'Esito: Una volta approvata, l'azienda riceve la licenza o l'esito procedurale secondo le normative.
8. Svolgimento dello Sdoganamento: La licenza viene usata insieme ai documenti correlati nella procedura di importazione secondo le normative.

Cosa Include una Pratica di Licenza di Importazione?

Non esiste un'unica pratica valida per tutte le merci. I componenti della pratica dipendono dal tipo di licenza e dall'autorità di gestione. Tuttavia, le aziende devono in genere preparare diversi gruppi di informazioni e documenti, come:

• Informazioni sull'azienda: certificato di registrazione dell'impresa, dati del rappresentante, riferimenti di contatto.
• Informazioni sulla merce: nome del prodotto, codice HS, composizione, funzione, specifiche, quantità, paese di fabbricazione.
• Documenti commerciali: contratto, fattura, packing list, documenti di trasporto se presenti.
• Documenti specializzati: catalogo, documenti tecnici, certificati o atti specializzati come richiesto e altri documenti per ciascuna procedura.

Le aziende dovrebbero fornire le informazioni sulla merce il prima possibile per determinare con precisione la pratica necessaria.

Errori Comuni nell'Ottenimento di una Licenza di Importazione

• Mancata Verifica della Normativa Prima dell'Ordine: È uno dei rischi comuni. L'azienda ordina e spedisce prima, per poi scoprire che la merce è soggetta a gestione speciale.
• Codice HS Errato: Il codice HS può incidere sulla determinazione della politica di gestione. Se il codice HS è individuato in modo errato, l'azienda può dover rivedere e correggere la pratica.
• Descrizione Incompleta della Merce: Il nome commerciale non è sempre sufficiente a identificare con precisione la natura del prodotto. Per merci specializzate, l'azienda può dover fornire ulteriori catalogo, composizione o documenti tecnici.
• Pratica Incoerente: Nome del prodotto, quantità, modello o informazioni sul produttore incoerenti tra i documenti possono creare ostacoli nell'elaborazione della pratica.
• Confondere Licenza e Ispezione Specializzata: Non ogni caso di gestione specializzata implica una licenza. Alcune merci sono soggette a ispezione di qualità, ispezione di sicurezza alimentare o un'altra forma di gestione.

Ad esempio, il Ministero dell'Industria e del Commercio ha emanato la Circolare 28/2026/TT-BCT, in vigore dal 17/07/2026, sull'elenco delle merci importate soggette a ispezione statale di sicurezza alimentare. È un esempio che mostra come le aziende debbano distinguere tra una licenza di importazione e altre procedure di ispezione specializzata.

Quali Aziende Sono Adatte a un Servizio di Licenze di Importazione?

• Aziende che importano merci per la prima volta.
• Aziende prive di personale dedicato all'import-export.
• Aziende che importano merci soggette a gestione specializzata.
• Aziende che importano molti gruppi merceologici diversi.
• Aziende che devono verificare la normativa prima di firmare un contratto.
• Aziende che vogliono combinare la richiesta di licenza con i servizi doganali.
• Aziende che necessitano di supporto nella gestione della pratica di importazione.

Per le aziende che importano regolarmente, avere un fornitore che verifichi la normativa prima di ogni spedizione può ridurre il rischio di problemi una volta che la merce raggiunge il porto.

Vantaggi di un Servizio di Licenze di Importazione

Invece di studiare da sole ogni normativa e contattare più autorità, le aziende possono usare un servizio professionale per un supporto caso per caso.

• Risparmiare Tempo: L'azienda non deve studiare l'intero processo da zero e può invece fornire le informazioni sulla merce per essere consigliata sulla procedura adeguata.
• Limitare gli Errori nella Pratica: La pratica viene verificata prima della presentazione, limitando errori di informazioni e documenti.
• Controllare il Piano di Importazione: Conoscere in anticipo il requisito di licenza consente all'azienda di essere più proattiva su tempi dell'ordine, booking e ingresso delle merci in Vietnam.
• Combinare con i Servizi Doganali: L'azienda può scegliere una soluzione combinata di licenza di importazione + dichiarazione doganale + spedizione, semplificando il coordinamento di più fasi.

Perché Verificare la Licenza Prima di Importare?

Uno dei principi chiave nelle operazioni di importazione è verificare la politica sulle merci prima che vengano spedite. Ciò aiuta le aziende a rispondere a domande importanti:

• Le merci sono consentite all'importazione?
• Le merci richiedono una licenza?
• In tal caso, quale autorità la rilascia?
• Cosa richiede la pratica?
• È richiesta un'ispezione specializzata?
• Vi sono requisiti sulle condizioni dell'azienda?
• Quale è il tempo di elaborazione previsto?
• Servono atti particolari dal produttore o dall'esportatore?

In particolare, le normative specializzate possono essere aggiornate nel tempo. Perciò verificare la normativa al momento della spedizione è essenziale.

Servizio Affidabile di Licenze di Importazione

Un servizio di licenze di importazione può supportare le aziende dalla verifica della normativa, alla determinazione delle procedure, alla preparazione della pratica e al monitoraggio dell'elaborazione, fino alla ricezione dell'esito e al coordinamento delle procedure doganali.

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