Che cos'è il booking nave? Il processo di export

Nell'esportazione di merci via mare, la prenotazione della nave (booking) è uno dei primi passaggi chiave per caricare la merce a bordo e trasportarla verso i mercati internazionali.

Prenotare la partenza giusta, con il calendario giusto e il tipo di container giusto, consente all'azienda di gestire in autonomia il carico, il trasporto nazionale, le procedure doganali e la consegna in porto.

Per le aziende alle prime esperienze di export, però, termini come Booking Confirmation, ETD, ETA, Closing Time, Cut-off SI, Cut-off VGM o Empty Release possono generare non poche difficoltà.

Che cos'è dunque la prenotazione della nave? Quali fasi comprende il processo di booking dell'export? Quali informazioni deve preparare un'azienda e come si evita di restare a terra (rollata), di trovarsi senza container o di sostenere costi imprevisti? Vediamolo nel dettaglio qui di seguito.

Che cos'è la prenotazione della nave?

La prenotazione della nave consiste nel riservare spazio di trasporto presso una compagnia marittima o uno spedizioniere per una spedizione di export. Una volta accettata la richiesta di booking, la compagnia o lo spedizioniere fornisce la conferma dello spazio, di norma chiamata Booking Confirmation.

Le informazioni del booking comprendono: la compagnia marittima, il nome della nave, il numero di viaggio (Voyage), il porto di carico, il porto di scarico, il porto di destinazione, l'ETD previsto, l'ETA previsto, il tipo di container, il numero di container, il termine per il ritiro dei container vuoti, il Closing time, il termine per l'invio della Shipping Instruction e il termine per la dichiarazione VGM.

Il booking è la base su cui l'azienda avvia le attività successive, come il ritiro dei container vuoti, il carico, la movimentazione del container in porto e il completamento della documentazione di export.

Che ruolo ha la prenotazione della nave nell'export?

Il booking non è semplicemente "riservare uno spazio a bordo". È il passaggio che collega il piano merci dell'azienda con il calendario del trasporto internazionale.

1. Gestire in autonomia il calendario di export

L'azienda può scegliere una partenza adatta a:

• La data in cui la merce è pronta.
• I tempi di produzione.
• Il calendario di consegna al cliente.
• La scadenza contrattuale.
• Il piano di magazzino.

Prenotare per tempo offre all'azienda più alternative se la partenza desiderata è già al completo.

2. Gestire in autonomia il piano container

Una volta ottenuto il booking, l'azienda può avviare il piano di ritiro dei container vuoti e di carico. Ciò è particolarmente importante per le spedizioni FCL che richiedono più container o per merci con requisiti particolari.

3. Ridurre il rischio di restare a terra

In alta stagione, l'aumento dei volumi di export può far esaurire rapidamente alcune partenze. Prenotare per tempo aiuta l'azienda a bloccare lo spazio con maggiore anticipo e a predisporre un piano di trasporto alternativo.

Quando va effettuata la prenotazione della nave?

Di norma, un'azienda dovrebbe prenotare una volta stabiliti con ragionevole chiarezza: quando la merce sarà pronta, il numero di container, il tipo di container, il porto di partenza, il porto di arrivo, la data prevista di export, i requisiti del cliente, le condizioni di resa Incoterms e altro ancora.

Non aspettare a ridosso della data di carico per prenotare, soprattutto sulle rotte con bassa frequenza di partenze o in alta stagione. Per le merci di export, l'azienda può pianificare i booking su base settimanale o mensile per assicurarsi la capacità di trasporto in anticipo.

Il processo di booking dell'export

Il processo effettivo può variare in base a compagnia marittima, spedizioniere, rotta e tipo di merce. In generale, tuttavia, un'azienda può procedere secondo le fasi seguenti.

Fase 1: Definire le informazioni sulla spedizione

Prima di inviare una richiesta di booking, l'azienda deve definire le informazioni essenziali: nome della merce, quantità, peso, volume, numero di container, tipo di container, porto di carico, porto di destinazione, data in cui la merce è pronta, data prevista di export e altro ancora.

Per alcune merci particolari, l'azienda deve fornire informazioni aggiuntive sulla natura della merce affinché la compagnia possa valutarne la trasportabilità.

Fase 2: Scegliere la compagnia marittima o lo spedizioniere

L'azienda può prenotare direttamente con la compagnia marittima o tramite uno spedizioniere. Nella scelta del partner, non confrontare soltanto il nolo.

Occorre considerare anche: il calendario di partenza, il transit time, la frequenza delle partenze, la rotta, la capacità di fornire container vuoti, i sovrapprezzi, la politica di free time, la qualità del supporto documentale e la capacità di gestire gli imprevisti.

Un nolo basso ma con un calendario inadeguato o con frequenti carenze di container può far lievitare il costo logistico totale.

Fase 3: Inviare la richiesta di booking

L'azienda invia la richiesta di booking alla compagnia marittima o allo spedizioniere. Per le merci di export, le informazioni vanno fornite in modo accurato per evitare di dover modificare il booking più volte.

Le informazioni del booking comprendono: Shipper, Consignee, POL – Port of Loading, POD – Port of Discharge, Final Destination se prevista, Commodity, numero di container, tipo di container, Gross Weight, data prevista in cui la merce è pronta e requisiti sulla partenza.

Fase 4: La compagnia conferma il booking

Ricevuta la richiesta, la compagnia o lo spedizioniere verifica: la disponibilità di spazio a bordo, il calendario di partenza, la capacità di fornire container, la rotta, la natura della merce e altro ancora.

Se il booking viene accettato, l'azienda riceve la Booking Confirmation. È un documento importante per avviare le fasi successive.

Fase 5: Verificare la Booking Confirmation

L'azienda non dovrebbe limitarsi a ricevere il booking per poi passare subito al ritiro dei container.

Occorre verificare con attenzione: Booking Number, nome della nave, Voyage, POL, POD, ETD, ETA, tipo di container, numero di container, depot per il ritiro dei container vuoti, Empty Pick-up Date, Closing Time, Cut-off VGM, Cut-off SI ed eventuali requisiti particolari.

Se emergono informazioni non corrette, richiedere la rettifica il prima possibile.

Fase 6: Ritirare il container vuoto

Una volta confermato il booking, l'azienda o il vettore ritira il container vuoto presso il depot secondo le indicazioni. Prima di prendere il container, verificare: il tipo di container, le sue condizioni, il numero di container, il sigillo, la pulizia interna, il pavimento, le pareti, le porte del container e l'idoneità ai requisiti di carico.

Se il container non soddisfa i requisiti, l'azienda dovrebbe risolvere subito al depot, anziché portarlo in magazzino e scoprire il problema solo dopo.

Fase 7: Caricare la merce nel container

La merce viene caricata nel container secondo il piano di carico. L'azienda deve prestare attenzione a:

• Distribuire il peso in modo corretto.
• Inserire rinforzi e materiale di stivaggio.
• Fissare la merce.
• Ridurre gli spazi vuoti non necessari.
• Non superare il carico consentito.
• Garantire che la merce sia idonea alle condizioni di trasporto.

Per merci fragili, macchinari o carichi di alto valore, il piano di carico va studiato con cura per ridurre il rischio di spostamenti e danni durante il trasporto.

Fase 8: Dichiarazione doganale

Preparata la merce, l'azienda effettua le procedure doganali secondo le norme. Le informazioni sulla dichiarazione devono essere coerenti con il set documentale correlato, come: Commercial Invoice, Packing List, contratto, booking, informazioni sulla merce e altro.

Se la dichiarazione comporta una verifica o richiede documenti integrativi, l'azienda deve provvedere per tempo affinché il container rispetti il termine di ingresso in porto.

Fase 9: Portare il container in porto entro il Closing Time

È uno dei passaggi più importanti. Il Closing Time è il termine ultimo entro cui il container deve essere portato in porto, secondo le indicazioni della compagnia o del porto. Se il container arriva troppo tardi, l'azienda rischia di:

• Non arrivare in tempo per la partenza.
• Dover passare a una partenza successiva.
• Sostenere costi aggiuntivi.
• Compromettere il piano di consegna.

Per questo l'azienda non dovrebbe stimare il tempo di trasporto del container solo in base alla distanza dal magazzino al porto. Occorre aggiungere:

• Il tempo per le procedure.
• Il tempo per ottenere l'ordine di consegna.
• Le condizioni del traffico.
• Il tempo di attesa in porto.
• Un margine di riserva per gli imprevisti.

Fase 10: Dichiarare VGM e Shipping Instruction

Per le merci containerizzate in export, l'azienda deve adempiere ai requisiti relativi al Verified Gross Mass (VGM) secondo le norme applicabili. Inoltre, l'azienda deve inviare la Shipping Instruction (SI) alla compagnia o allo spedizioniere entro il termine.

La SI è la base su cui la compagnia redige la polizza di carico e completa le informazioni di trasporto. L'azienda deve verificare le informazioni: Shipper, Consignee, Notify Party, descrizione della merce, numero di colli, peso, numero di container, numero di sigillo, porto di carico, porto di scarico e altro.

Fase 11: Il container viene caricato sulla nave

Una volta che il container ha soddisfatto i requisiti necessari ed è stato accettato in porto, viene inserito nel piano di caricazione. Alla partenza della nave, l'azienda può monitorare il viaggio con le informazioni della compagnia o dell'operatore logistico.

L'ETD può variare rispetto alla stima iniziale a causa delle condizioni operative del porto, del meteo, dello stato della nave o di altri fattori operativi.

Fase 12: Ricevere e verificare la Bill of Lading

Una volta caricata la merce sulla nave e completati i requisiti documentali, la compagnia o lo spedizioniere emette la polizza di carico nella forma concordata. Alcuni tipi di polizza comuni sono: Original Bill of Lading, Sea Waybill e Telex Release ove applicabile.

L'azienda deve verificare con attenzione la polizza prima dell'emissione formale, in particolare: nome dello shipper, Consignee, Notify Party, descrizione della merce, quantità, Gross Weight, Container Number, Seal Number, POL, POD.

Informazioni errate sulla Bill of Lading possono creare difficoltà al destinatario e comportare costi di rettifica dei documenti.

Le scadenze chiave nella prenotazione della nave

Alla ricezione della Booking Confirmation, l'azienda deve prestare particolare attenzione alle seguenti scadenze:

L'azienda deve verificare con precisione ciascuna scadenza sul booking, anziché concentrarsi solo sull'ETD.

Errori comuni nella prenotazione della nave

1. Prenotare troppo a ridosso della data di export

È un errore piuttosto comune per le aziende senza un piano logistico chiaro. Prenotando troppo tardi, l'azienda può incontrare: mancanza di spazio, assenza di container, nessuna partenza adeguata disponibile, aumento dei noli, mancata consegna e altro.

2. Fornire informazioni errate sulla merce

Un commodity, un peso o un tipo di container errati possono costringere a modificare il booking. Per le merci particolari, dichiarare in modo errato la natura della merce può incidere sulla capacità della compagnia di accettarla.

3. Non verificare i cut-off

Avere un booking non significa che la merce verrà certamente caricata sulla nave. Se il container non entra in porto in tempo, o SI/VGM non vengono completati entro i termini, l'azienda rischia comunque di perdere la partenza.

4. Non controllare il container vuoto

Un container in condizioni inadeguate può compromettere la qualità della merce lungo tutto il viaggio. In particolare per alimenti, caffè, anacardi, pepe e altre merci sensibili all'umidità, controllare il container prima del carico è molto importante.

5. Guardare solo al nolo

Un prezzo di booking basso non equivale necessariamente a un piano logistico economico. L'azienda deve calcolare il costo logistico totale, comprensivo di: Ocean Freight, Local Charges, THC, oneri documentali, oneri per il sigillo, costi di trasporto nazionale, costi di movimentazione, oneri di detention container e altri sovrapprezzi.

Come prenotare la nave in modo efficace?

L'azienda dovrebbe costruire un processo di booking proattivo, anziché gestire ogni spedizione in modo reattivo.

• Pianificare il calendario di export: data in cui la merce è pronta, numero di container, porto di partenza, porto di arrivo, tempi di consegna.
• Prenotare per tempo: alta stagione, fine anno, alta stagione dell'export agricolo, rotte con poche partenze.
• Confrontare il costo totale: non confrontare solo l'Ocean Freight, ma calcolare l'intero costo dal magazzino al porto e dal porto alla destinazione se si utilizza un servizio Door to Door.
• Monitorare i cut-off: appena ricevuto il booking, inserire le scadenze di Closing, VGM e SI nel calendario del reparto logistico.
• Predisporre un piano di riserva: se la partenza cambia o lo spazio si esaurisce, avere pronta un'alternativa in termini di compagnia, calendario o rotta.

Quali vantaggi offre prenotare tramite uno spedizioniere?

Non tutte le aziende hanno bisogno di prenotare direttamente con la compagnia marittima. Tramite uno spedizioniere, l'azienda può ricevere supporto per:

• Trovare un calendario di partenza adeguato.
• Confrontare più rotte.
• Verificare la disponibilità di spazio.
• Assistenza nel ritiro dei container.
• Monitorare i cut-off.
• Coordinare il trasporto nazionale.
• Supporto nella dichiarazione doganale.
• Monitorare l'ingresso del container in porto.
• Gestire la documentazione.
• Monitorare la polizza di carico.
• Gestire gli imprevisti durante il trasporto.

Per le aziende che esportano con regolarità ma non dispongono ancora di un team logistico specializzato, affidarsi a uno spedizioniere può ridurre il carico di lavoro e limitare il rischio operativo.

Che relazione c'è tra prenotazione della nave e dogana?

Booking e procedure doganali sono due attività diverse ma strettamente collegate. Un'azienda può completare il booking, ma se le procedure doganali non vengono ultimate in tempo, il container rischia comunque di perdere la partenza.

Viceversa, se la merce ha completato le procedure ma non c'è un booking adeguato, l'azienda fatica a caricare la merce in autonomia. Il processo di export deve quindi coordinare contemporaneamente:

Booking → Ritiro container → Carico → Dichiarazione doganale → Trasporto in porto → VGM/SI → Caricazione sulla nave → Emissione B/L

Collegare queste fasi aiuta l'azienda a ridurre i tempi di attesa e a limitare i costi accessori.

La prenotazione della nave è un passaggio importante nel processo di export via mare, poiché consente all'azienda di confermare lo spazio di trasporto e di gestire in autonomia il piano di caricazione della merce.

Il booking, però, non è semplicemente riservare uno spazio a bordo: coinvolge molte scadenze e attività come il ritiro dei container vuoti, il carico, la dichiarazione doganale, la dichiarazione VGM, l'invio della SI e l'ingresso del container in porto entro il Closing Time.

Per limitare il rischio di restare a terra, carenze di container, informazioni errate sui documenti o costi imprevisti, l'azienda deve pianificare l'export in modo proattivo, prenotare per tempo, verificare con cura la Booking Confirmation e monitorare da vicino le scadenze di cut-off.

Per le aziende senza un team logistico dedicato, o che esportano con regolarità su molte rotte diverse, scegliere un operatore logistico esperto aiuterà a ottimizzare il booking, il trasporto nazionale, le procedure doganali e la spedizione internazionale.

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